С момента объединения Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР) правила сдачи отчетности претерпели существенные изменения. Теперь для уведомления государства о трудоустройстве нового сотрудника работодателям необходимо подавать единую форму ЕФС-1 (Единая форма сведений), которая пришла на смену отдельным отчетам СЗВ-ТД и 4-ФСС.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно отчитаться о приеме на работу, какие сроки необходимо соблюдать, а также предоставим все необходимые контакты и информацию для взаимодействия с фондом.

Описание процесса: как сдать отчет о приеме на работу

Чтобы сообщить фонду о новом сотруднике или подрядчике, работодатель должен заполнить не весь отчет ЕФС-1 целиком, а только его отдельные части. При кадровом мероприятии — приеме на работу — заполняется ьный лист и подраздел, касающийся сведений о трудовой деятельности (ранее это был отдельный отчет СЗВ-ТД).

Что необходимо указать в отчете при приеме на работу:

• Регистрационный номер работодателя в СФР (ПФР);
• ФИО и СНИЛС принятого сотрудника;
• Дату приема на работу;
• Должность и код выполняемой функции по справочнику должностей;
• Сведения о трудовой книжке (бумажная или электронная).

Важное изменение 2025-2026 годов: С 1 июля 2025 года правила подачи ЕФС-1 изменились. Теперь отчет направляется через Единую цифровую платформу. Технически изменился и приемный комплекс для документооборота, поэтому рекомендуется использовать обновленные версии программ (например, 1С-Отчетность, СБИС, Контур.Бухгалтерия) для корректной отправки.

Сроки сдачи ЕФС-1 при приеме на работу

Сроки предоставления сведений о трудоустройстве жестко регламентированы законодательством. В 2026 году действуют следующие правила:

• Стандартный срок: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа о приеме на работу.
• Если приказы не издаются: не позднее следующего рабочего дня после подписания трудового договора.

Нарушение этих сроков влечет за собой штрафные санкции со стороны фонда.

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с заполнением и сдачей отчетности ЕФС-1, а также по техническим сбоям в работе Единой цифровой платформы, следует обращаться в Социальный фонд России (СФР).

Официальный сайт

Основной ресурс для получения информации и работы с электронными сервисами — официальный сайт Социального фонда России: sfr.gov.ru

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов работает единая бесплатная горячая линия СФР. Специалисты контакт-центра проконсультируют по правилам заполнения форм и срокам сдачи;

Номера телефонов

• Единый телефон call-центра СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России)
• Телефон для жителей Москвы и Московской области: +7 (495) -87-09-19

Электронный адрес

Для отправки юридически значимых документов и отчетов используется электронный документооборот. Для общих информационных вопросов можно использовать официальную электронную почту: info@sfr.gov.ru

Личный кабинет

Для сдачи отчетности и взаимодействия с фондом работодатели используют Личный кабинет страхователя на Единой цифровой платформе (ЕЦП) или в системе электронного документооборота (ЭДО).

• Вход в Личный кабинет: осуществляется через официальный сайт СФР с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через портал Госуслуг.
• Функционал: в Личном кабинете можно формировать ЕФС-1, отслеживать статус отправленных отчетов, получать требования от фонда и формировать ответы на них, а также сверять расчеты по взносам.

Личный прием и график приема

В случае необходимости личного визита для сверки расчетов или решения сложных ситуаций, необходимо обращаться в территориальные органы СФР по месту регистрации компании.

• График приема страхователей: как правило, прием ведется в рабочие дни. Стандартный график: понедельник ‒ четверг с 09:00 до 18:00, пятница с 09:00 до 16:45. Обеденный перерыв: с 13:00 до 13:45.
• Важно: перед визитом обязательно уточняйте часы работы вашего конкретного отделения на сайте СФР, так как в периоды сдачи отчетности график может быть продлен.

Отделы

Решение разных вопросов распределено по профильным подразделениям фонда:

• Отдел персонифицированного учета: отвечает за прием и камеральную проверку отчетов ЕФС-1 (включая сведения о трудовой деятельности при приеме на работу), исправление ошибок (корректировки).
• Отдел работы со страхователями: занимается регистрацией ИП и ООО в качестве работодателей, консультирует по тарифам взносов.
• Отдел информационных технологий: помогает решить технические проблемы при работе с Единой цифровой платформой, шлюзами приема отчетности и ЭЦП.

Руководство

Структура управления Социальным фондом России включает центральный аппарат и региональные отделения. Обращения на имя руководства подаются, если проблему не удалось решить на уровне рядовых специалистов или отделов.

• Председатель СФР: осуществляет общее руководство фондом.
• Заместители председателя: курируют отдельные направления (учет взносов, информатизация, социальные выплаты).
• Управляющие региональными отделениями: руководят работой фондов на местах. Жалобы на действия сотрудников или несогласие с результатами камеральных проверок ЕФС-1 направляются на имя управляющего отделением по вашему региону.

Отзывы

Отзывы работодателей и бухгалтеров о процессе сдачи отчетности о приеме на работу в 2025-2026 годах в основном сводятся к следующему:

• Плюсы: объединение СЗВ-ТД и 4-ФСС в единую форму ЕФС-1 сократило количество отдельных отчетов. Переход на Единую цифровую платформу сделал процесс более стандартизированным.
• Минусы: на этапе внедрения новой платформы (с июля 2025 года) многие пользователи отмечали технические сбои, зависание шлюзов приема отчетов в последние дни срока сдачи, а также сложности с авторизацией по КЭП.
• Советы от практиков: не оставляйте сдачу ЕФС-1 при приеме на работу на последний день. Из-за жесткого срока (на следующий рабочий день) любая техническая заминка может привести к штрафу. Формируйте и отправляйте отчет сразу после издания приказа.

Своевременная и правильная сдача отчета ЕФС-1 при приеме сотрудника на работу — залог отсутствия штрафов и корректного ведения электронных трудовых книжек граждан. При возникновении сомнений всегда используйте актуальные инструкции и не стесняйтесь обращаться на горячую линию СФР.