Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, формируемый в органе опеки и попечительства (ООП) для обеспечения единого порядка их учета, хранения и передачи в архив․ Правильное ведение номенклатуры позволяет быстро находить нужный документ, контролировать сроки рассмотрения и соблюдать нормативные требования․

Что входит в номенклатуру дел?

В номенклатуру включаются все виды дел, которые формируются в течение календарного года․ Ключевые группы дел:

• Дела о лишении родительских прав;
• Дела об ограничении родительских прав;
• Дела о восстановлении родительских прав;
• Дела о назначении опеки (временной, постоянной);
• Дела о попечительстве;
• Дела о предоставлении социальных услуг несовершеннолетним;
• Внутренние административные дела (кадровые, бухгалтерские, юридические)․

Структура номенклатуры

Номенклатура дел делится на разделы․ Заголовки разделов могут соответствовать:

1. Структурным подразделениям (Бухгалтерия, Отдел кадров, Юридический отдел)․
2. Направлениям работы (Опека, Попечительство, Социальная поддержка)․

Каждый раздел содержит заголовки дел – официальные названия, согласованные с начальником Общего отдела․

Пример структуры

Опека и попечительство
 1․1․ Дело о назначении временной опеки
 1․2․ Дело о назначении постоянной опеки
 1․3․ Дело о лишении родительских прав
Кадровый отдел
 2․1․ Дело о приёме на работу
 2․2․ Дело о переводе сотрудника
Бухгалтерия
 3․1․ Дело о начислении пособий
 3․2․ Дело о возврате средств

Как формируется индекс дела?

Индекс состоит из трёх частей:

1. Код структурного подразделения – цифровое обозначение, установленное в Судебном департаменте (см․ приложение N 6)․
2. Код отдела – двухзначный номер, присвоенный отделу внутри подразделения․
3. Порядковый номер заголовка – номер дела в пределах отдела․

Пример: 12‑03‑015 – где 12 – код муниципального района, 03 – код отдела опеки, 015 – пятнадцатое дело в этом отделе․

Оформление и хранение номенклатуры

• Номенклатура утверждается минимум в двух экземплярах․
• Первый экземпляр подшивается в дело подразделения (дело ООП)․
• Второй хранится в архиве организации․
• Если организация передаёт дела в государственный архив, создаётся отдельный оригинальный экземпляр, который остаётся в архиве после согласования․

Способы составления номенклатуры

Существует несколько подходов:

• Структурный принцип – формирование по подразделениям согласно штатному расписанию․
• Функциональный принцип – группировка по направлениям работы (опека, попечительство, социальная поддержка)․
• Комбинированный принцип – сочетание структурных и функциональных признаков․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие номенклатуру дел ООП:

1. Федеральный закон «Об опеке и попечительстве» от  № 159‑ФЗ․
2. Приказ Министерства юстиции РФ № 123 от «Об утверждении порядка ведения номенклатуры дел в органах опеки и попечительства»․
3. Внутренний регламент ООП «Порядок формирования и ведения номенклатуры дел», утверждённый приказом руководителя отдела от  № 01‑ОП/2025․

Практические рекомендации

• Обновляйте номенклатуру ежегодно, учитывая новые типы дел․
• Контролируйте соответствие индексов установленным правилам․
• Проводите проверку наличия всех оригинальных экземпляров в архиве раз в полугодие․
• Обучайте сотрудников отдела работе с номенклатурой через вебинары и внутренние семинары․