Прием нового сотрудника на работу — это не только оформление трудового договора и приказа, но и важная отчетная обязанность работодателя. С 2023 года в связи с объединением Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР) правила и формы отчетности претерпели существенные изменения. В данной статье мы подробно разберем, какой отчет необходимо сдавать при приеме на работу в 2026 году, какие сроки действуют и какова ответственность за их нарушение.

Какой отчет сдавать: СЗВ-ТД или ЕФС-1?

Ранее при приеме или увольнении сотрудника работодатели подавали в ПФР форму СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности). С созданием СФР эта форма не исчезла, а вошла в состав единого отчета ЕФС-1 (Единая форма сведений). Таким образом, сдавая отчет при приеме на работу в 2026 году, вы подаете именно форму ЕФС-1, в которой заполняется подраздел, пришедший на смену СЗВ-ТД.

ЕФС-1 объединила в себе всю отчетность по сотрудникам, однако при приеме на работу заполняется только определенный раздел, касающийся сведений о трудовой деятельности для ведения электронных трудовых книжек (ЭТК).

Сроки сдачи отчета при приеме на работу

Сроки предоставления сведений о трудоустройстве являются крайне жесткими. Согласно действующему законодательству, работодатель обязан подать сведения в СФР (бывший ПФР):

• Не позднее следующего рабочего дня после дня издания соответствующего приказа о приеме на работу.
• Если приказы о приеме на работу не издаются, то не позднее следующего рабочего дня после дня подписания трудового договора.

Обратите внимание: отсчет идет именно в рабочих днях, а не в календарных. Если вы приняли сотрудника в пятницу, отчет нужно сдать в понедельник (при условии стандартной пятидневной рабочей недели).

Особенности заполнения ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД)

При приеме сотрудника на работу в форме ЕФС-1 необходимо заполнить ьный лист и соответствующий раздел о трудовой деятельности. Основная таблица состоит из 10 граф, среди которых обязательно нужно указать:

1. Код мероприятия — при приеме на работу указывается код «ПРИЕМ» (согласно п. 2.5.3 Порядка заполнения отчета).
2. Дата приема на работу — дата, указанная в приказе или трудовом договоре.
3. Сведения о работнике — СНИЛС, ФИО.
4. Должность и структурное подразделение — согласно штатному расписанию.

Постановлением Правления ПФР от N 217п были внесены изменения в порядок заполнения формы. Теперь работодатели обязаны подавать отчет СЗВ-ТД (в составе ЕФС-1) также на работников, с которыми приостанавливают или возобновляют трудовые договоры (например, в случаях призыва на военную службу или временного отстранения от работы).

Штрафы за несдачу или нарушение сроков

За нарушение сроков сдачи отчета ЕФС-1 при приеме на работу, а также за предоставление недостоверных сведений предусмотрены штрафные санкции. Штраф может быть наложен на должностное лицо организации (руководителя или главбуха), а также на самого работодателя как на юридическое лицо. Важно помнить, что штрафы могут начисляться за каждого сотрудника, по которому нарушены сроки.

Ниже представлена актуальная контактная информация для взаимодействия с Социальным фондом России по вопросам сдачи отчетности, в т.ч. формы ЕФС-1.

Официальный сайт

Официальный портал Социального фонда России: sfr.gov.ru

Электронные сервисы и сдача отчетности: es.sfr.gov.ru

Горячая линия

Для получения консультаций по вопросам сдачи отчетности и ведения электронных трудовых книжек работает единая бесплатная горячая линия:

8-800-0-500-000 (звонок бесплатный по всей территории РФ)

Номера телефонов

Телефон единого контакт-центра: 8 (495) -86-77-77 (для московского региона)

Электронный адрес

Для официальных обращений граждан и организаций: info@sfr.gov.ru

Техническая поддержка по электронным сервисам: support@sfr.gov.ru

Личный кабинет

Для работодателей функционирует Личный кабинет страхователя на сайте СФР. В нем можно:

• Сформировать и отправить отчет ЕФС-1;
• Проверить статус обработки отчета;
• Посмотреть уведомления об ошибках (протоколы проверки);
• Оформить электронную подпись для сдачи отчетности.

Вход в личный кабинет осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) с использованием подтвержденной учетной записи.

Личный прием и график приема

Личный прием представителей организаций и индивидуальных предпринимателей осуществляется в клиентских службах (на местах) по территориальному принципу.

График приема:

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: Время может незначительно отличаться в зависимости от региона. Рекомендуется предварительно записываться на прием через портал Госуслуг или по телефону горячей линии.

Отделы

Вопросы, связанные со сдачей ЕФС-1 и ведением электронных трудовых книжек, курируют следующие подразделения:

• Отдел персонифицированного учета — отвечает за прием и обработку сведений о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД).
• Отдел страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — отвечает за другие разделы ЕФС-1 (больничные, пособия).
• Отдел информационных технологий и связи — помощь в случае технических сбоев при отправке отчетов по ТКС.

Руководство

Центральный аппарат СФР возглавляет:

• Председатель Социального фонда России, Чирков Сергей Иванович.
• Заместители председателя курируют отдельные направления: учет взносов, информатизация, выплата пенсий и пособий.

Руководство территориальными отделениями (ОСФР) по субъектам РФ осуществляется управляющими, чьи контакты доступны на официальном сайте sfr.gov.ru в разделе «Контакты региональных отделений».

Отзывы

Отзывы работодателей и бухгалтеров о сдаче отчетности при приеме на работу в 2026 году в основном сводятся к следующему:

• Плюсы: Переход на единую форму ЕФС-1 несколько упростил процесс, так как не нужно сдавать несколько разных отчетов в разные фонды. Электронный формат обмена документами через операторов (Контур.Экстерн, 1С-Отчетность и др.) делает отправку быстрой.
• Минусы: Очень сжатые сроки сдачи (1 рабочий день) часто приводят к штрафам, особенно в небольших компаниях, где кадровый учет ведет сам руководитель. Также пользователи отмечают, что при объединении ПФР и ФСС на первых этапах возникали технические сбои на портале СФР и проблемы с обработкой протоколов ошибок.

Резюме: При приеме сотрудника на работу в 2026 году работодатель обязан сдать отчет ЕФС-1 (раздел, заменяющий СЗВ-ТД) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Соблюдение этого срока критически важно для избежания штрафов от Социального фонда России.