Прием нового сотрудника на работу — это не только заключение трудового договора, но и ряд обязательных процедур, связанных с отчетностью перед государственными органами. С 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в единый Социальный фонд России (СФР), однако в профессиональной среде и документообороте аббревиатура ПФР по-прежнему широко используется. В этой статье мы подробно разберем, какие документы необходимо подать при трудоустройстве сотрудника, какие отчеты сдавать, а также приведем актуальные контакты и реквизиты СФР для обращений.

Описание: отчетность и документы при приеме на работу

С 2023 года главными документами, которые заменяют прежние отчеты в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-ТД и др.), стали унифицированные формы:

• ЕФС-1 (Единая форма сведений) — именно она пришла на смену СЗВ-ТД. При приеме на работу работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности в фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. Это критически важный срок, за нарушение которого предусмотрены штрафы.
• СЗВ-М (в составе ЕФС-1) — подается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, и содержит информацию о всех застрахованных лицах.

Особое внимание работодателю следует обратить на прием иностранных сотрудников. Чтобы избежать финансовых и правовых рисков, важно заранее понимать, какие документы нужны для иностранца. Разбираем, что проверить:

1. Патент или разрешение на работу, патент выдается иностранным гражданам, прибывшим в РФ в порядке, не требующем получения визы. Работодатель обязан отслеживать срок действия патента и своевременность уплаты авансовых платежей по НДФЛ.
2. Полис ДМС — обязательный документ для трудоустройства иностранцев, не имеющих полиса ОМС.
3. СНИЛС — если у иностранного лица нет СНИЛС, работодатель обязан самостоятельно зарегистрировать его в системе индивидуального (персонифицированного) учета через СФР.

Что касается налогов и взносов: с доходов иностранных сотрудников на патенте уплачивается НДФЛ в виде фиксированных авансовых платежей, а страховые взносы начисляются по стандартным ставкам (22% — на ОПС, 5,1%, на ОМС, 2,9% — на ВНиМ), если иное не предусмотрено международными договорами (например, для граждан ЕАЭС действуют особые правила).

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с пенсионным страхованием, отчетностью и взносами, работодателям и гражданам следует обращаться в Социальный фонд России (СФР).

Официальный сайт

Основной ресурс для получения информации и подачи документов в электронном виде — Единый портал Социального фонда России: www.sfr.gov.ru. Также для электронного документооборота используется сервис ЭЛСФР (Электронный кабинет страхователя).

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов работает бесплатная федеральная горячая линия СФР:

• 8 (800) -00-00-01 — для граждан (вопросы о пенсиях, СНИЛС, маткапитале).
• 8 (800) -02-75-50 — для страхователей-работодателей (вопросы по отчетности, взносам, штрафам, ЕФС-1).

Номера телефонов

Телефоны региональных отделений СФР можно найти на официальном сайте в разделе «Контакты». Для связи с конкретным специалистом по вопросам приема на работу и сдачи отчетности рекомендуется обращаться в территориальное управление по месту регистрации компании.

Электронный адрес

Для отправки юридически значимых документов используется защищенный канал через операторов ЭДО (Контур, СБИС, Тензор и др.). Для общих информационных вопросов можно использовать адрес: info@sfr.gov.ru.

Личный кабинет

Для работодателей (страхователей) функционирует Личный кабинет страхователя на сайте СФР (раздел «Электронные сервисы»). В нем можно:

• Сдавать отчетность (ЕФС-1) и отслеживать статус ее приема.
• Проверить правильность заполнения форм.
• Запросить сверку расчетов по страховым взносам.
• Зарегистрировать нового сотрудника (получить СНИЛС).

Вход в личный кабинет осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Личный прием

Личный прием представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей осуществляется в территориальных органах СФР. Для решения сложных вопросов (например, при несогласии с выписанным штрафом за несвоевременную сдачу сведений о приеме на работу) может потребоваться очная консультация.

График приема

Стандартный график работы региональных управлений СФР:

• Понедельник, Четверг: с 09:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 13:45)
• Пятница: с 09:00 до 16:45 (перерыв с 13:00 до 13:45)
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: дни и часы работы специалистов по работе со страхователями могут отличаться, рекомендуется уточнять график на сайте вашего регионального отделения.

Отделы

В структуре территориальных органов СФР за документы при приеме на работу отвечают следующие подразделения:

1. Отдел организации персонифицированного учета — отвечает за выдачу СНИЛС, прием и обработку сведений о трудовой деятельности (аналог бывшей СЗВ-ТД).
2. Отдел работы со страхователями — контролирует полноту и своевременность уплаты страховых взносов, администрирует ЕФС-1.
3. Отдел камеральных проверок — проверяет корректность сданных отчетов и выносит решения о привлечении к ответственности за ошибки или просрочки.

Руководство

На федеральном уровне Социальный фонд России возглавляет:

• Чубарь Дмитрий Владимирович — Председатель Социального фонда России.

Руководители территориальных отделений (по субъектам РФ) назначаются на уровне федерации. Актуальный список руководителей представлен на сайте СФР в разделе «О фонде» — «Руководство».

Отзывы

Отзывы работодателей о взаимодействии с фондом при приеме сотрудников на работу в основном сводятся к следующему:

• Плюсы: Переход на подачу сведений на следующий рабочий день после приема сделал процесс более прозрачным для работников — они сразу видят свою запись в электронной трудовой книжке. Интеграция с ЭДО значительно упростила сдачу отчетов.
• Минусы: Жесткие сроки (1 рабочий день) часто вызывают штрафы у небольших компаний из-за забывчивости кадровиков. Также работодатели отмечают, что при приеме иностранных граждан на патенте процесс проверки статуса патента и расчета авансовых платежей по НДФЛ остается сложным и запутанным.

Своевременная подача документов в СФР (бывш. ПФР) при приеме на работу, это залог отсутствия штрафов и корректного формирования пенсионных прав ваших сотрудников. Внимательно следите за сроками и статусом сдачи отчетности через Личный кабинет страхователя.