Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это важный шаг в цифровизации кадрового документооборота в России. С 1 января 2020 года работодатели обязаны подавать в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) специальные отчеты по кадровым изменениям. В этой статье мы подробно разберем порядок подачи отчетности, сроки, необходимые формы, а также предоставим все актуальные контакты и информацию для взаимодействия с фондом.

Описание отчетности по ЭТК

Отчет по электронным трудовым книжкам — это передача сведений о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд. Основным документом для этой цели является форма СЗВ-ТД. Работодатель отправляет туда электронный отчет по всем кадровым операциям каждого сотрудника.

Ключевые моменты:

• Форма СЗВ-ТД формируется каждый раз, когда в кадровом составе предприятия происходят изменения: прием на работу, увольнение, перевод, изменение должности, а также при переходе работника на электронную трудовую книжку.
• Форма СТД-Р — это аналогичный документ, который выдается самому сотруднику (например, при увольнении).
• В отчете отражаются не только последние события, но и сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (информация о приеме на работу, внесенная в трудовую книжку последней до начала 2020 года).
• Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 числа следующего месяца.

Сроки подачи отчетов:

• При приеме или увольнении работника сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.
• При переводах и других кадровых изменениях — до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Как формируется отчет:

В учетных решениях (например, 1С) документ СЗВ-ТД формируется в меню «Кадры — Электронные трудовые книжки» по кнопке «Создать». До отправки электронной трудовой книжки (отчета по форме СЗВ-ТД) страхователю необходимо отправить по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД).

Контакты для обращений

Для решения вопросов, связанных с электронными трудовыми книжками и сдачей отчетности, можно использовать несколько каналов связи.

Официальный сайт

Основной ресурс Социального фонда России — сфр.gov.ru (до объединения с ФСС сайт ПФР располагался по адресу pfr.gov.ru). На портале размещены все нормативно-правовые акты, формы документов, статьи и консультации экспертов по вопросам ЭТК.

Горячая линия

Для оперативной помощи работодателям и гражданам работает единый телефон контакт-центра СФР. По вопросам электронных трудовых книжек и сдачи формы СЗВ-ТД можно обращаться по номеру:

###-###-#### (звонок по России бесплатный).

Номера телефонов

Также доступны региональные номера отделений Социального фонда. Их можно уточнить на официальном сайте в разделе «Контакты региональных отделений». Для страхователей (работодателей) обычно выделяются отдельные линии консультаций по отчетности.

Электронный адрес

Электронная почта зависит от региона проживания. Общие вопросы можно направлять на адреса вида info@sfr.gov.ru (замените на нужный регион, например, msk@sfr.gov.ru). Для сдачи отчетности используется защищенный документооборот через операторов ЭДО, а не обычная электронная почта.

Личный кабинет

Для просмотра данных об ЭТК и взаимодействия с фондом предусмотрены специальные электронные сервисы.

Для граждан:

Чтобы посмотреть электронную трудовую книжку (ЭТК) через личный кабинет на сайте Социального фонда России, нужно:

1. Перейти в «Личный кабинет гражданина».
2. Авторизоваться. Для входа в личный кабинет на сайте ПФР (СФР) необходимо иметь подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг.
3. Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».

Просмотреть сведения можно также через портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

Для работодателей:

Для отправки отчетов используется «Личный кабинет страхователя», вход в который также осуществляется через ЕСИА. Отправка форм СЗВ-ТД производится через операторов электронного документооборота (ТКС);

Личный прием и график приема

Если гражданин хочет перейти на электронную трудовую книжку или отказаться от нее, ему необходимо обратиться в любое отделение ПФР (СФР) с бумажной книжкой и написать заявление. После этого можно не волноваться за сохранность цифровых данных — они будут вноситься работодателем напрямую в фонд.

График приема:

Стандартный график работы клиентских служб отделений Социального фонда:

• Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00
• Перерыв: с 12:30 до 13:30 (может отличаться в зависимости от региона)
• Суббота, Воскресенье: выходной

В некоторых отделениях предусмотрен расширенный график работы по субботам для приема граждан, не имеющих возможности обратиться в будние дни. Уточняйте информацию на сайте вашего регионального отделения.

Отделы

Вопросы, связанные с электронными трудовыми книжками и отчетностью СЗВ-ТД, решаются через следующие структурные подразделения фонда:

• Отделение персонифицированного учета — отвечает за сбор и обработку сведений о трудовой деятельности страхователей.
• Группа по работе со страхователями — консультирует работодателей по вопросам заполнения и сдачи форм СЗВ-ТД и СТД-Р, а также по подключению к ЭДО.
• Клиентская служба — работает с физическими лицами (гражданами) по вопросам получения выписок из ЭТК и написания заявлений о выборе способа ведения книжки.

Руководство

В случае возникновения спорных ситуаций, аннулирования записей (например, аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу) или систематических ошибок при приеме отчетов, можно обратиться к руководству территориального органа СФР. В каждом региональном отделении предусмотрены часы личного приема руководителем и его заместителями. Запись на прием осуществляется через канцелярию отделения или электронную приемную на официальном сайте.

Отзывы

Переход на ЭТК вызвал широкий резонанс среди работодателей и работников. Вот основные тенденции, которые отражаются в отзывах:

• Работодатели отмечают, что на начальном этапе были сложности из-за сжатых сроков сдачи отчетов при приеме/увольнении (на следующий рабочий день). Однако сейчас процесс автоматизирован в бухгалтерских программах, и отправка СЗВ-ТД происходит в пару кликов.
• Граждане в своих отзывах подчеркивают удобство просмотра своей трудовой истории через Госуслуги или приложение СФР. Главное опасение, которое высказывают работники — боязнь потери данных, однако специалисты фонда заверяют, что многократное резервирование систем исключает такие риски.
• Часто в отзывах встречаются вопросы о том, что делать, если работодатель не сдал вовремя отчет СЗВ-ТД. В таких случаях специалисты рекомендуют обращаться в Государственную инспекцию труда или в отделение СФР с жалобой на работодателя.

Электронная трудовая книжка — это современный и надежный способ учета стажа. Своевременная подача отчетов работодателем и контроль своих данных через личный кабинет гарантируют корректное начисление будущей пенсии и социальных выплат.