Отчётность в Пенсионный фонд России (ПФР) – обязательный элемент работы любого работодателя, ИП и организации, получающей доходы от трудовой деятельности. С 2020 года большинство отчётов подаются в электронном виде, а их заполнение регулируется постановлением Правления ПФР от № 730п.
Содержание статьи
- Какие отчёты нужно сдавать
- Основные формы (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД, СЗВ‑СТАЖ, СЗВ‑М)
- Пошаговая инструкция по подготовке отчёта
- Типичные ошибки и как их избежать
- Сроки сдачи и штрафы
- Контакты ПФР: сайт, горячая линия, кабинеты и пр.
Какие отчёты нужно сдавать в ПФР
В зависимости от формы организации и вида деятельности в ПФР подаются следующие отчёты:
- СЗВ‑М – ежемесячный отчёт о начислениях страховых взносов (по каждому работнику).
- СЗВ‑СТАЖ – годовой отчёт о страховом стаже физических лиц.
- СЗВ‑ТД (трудовая деятельность) – сведения о кадровых событиях (приём, перевод, увольнение и др.).
- ЕФС‑1 – единый формуляр сведений о трудовой деятельности, заменяющий СЗВ‑ТД и СЗВ‑СТАЖ в некоторых случаях.
- Отчётность по взносам в ПФР, ФОМС и ФСС (сводный отчёт в ИФНС).
Все формы доступны для скачивания в разделе «Программное обеспечение» официального сайта ПФР.
Основные формы и их особенности
Форма ЕФС‑1
Содержит сведения о трудовой деятельности за выбранный период (полугодие, 9 мес., год). В ней указываются:
- Регистрационный номер работодателя в ПФР;
- ФИО, дата рождения, СНИЛС работника;
- Даты и типы кадровых событий (приём, перевод, увольнение, отпуск и т.д.);
- Сведения о начислениях и уплаченных взносах.
СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности)
Обязателен для всех работодателей, у которых есть хотя бы один сотрудник. Формат заполнения утверждён в Постановлении № 730п.
СЗВ‑СТАЖ
Годовой отчёт, формирующий информацию о страховом стаже физических лиц. ПФР использует его для расчёта будущих пенсий.
СЗВ‑М (ежемесячный)
Отчёт о начисленных и уплаченных страховых взносах за каждый календарный месяц. Формат прост, но требует точных сумм.
Пошаговая инструкция по подготовке и сдаче отчёта
- Соберите исходные данные.
- Трудовые книжки (или электронные аналоги) сотрудников;
- Табели учёта рабочего времени;
- Расчётные ведомости с начислениями и удержаниями;
- Регистрационный номер работодателя в ПФР (ИНН + КПП).
- Выберите форму отчёта.
Для большинства организаций в 2024‑2026 гг. актуальны ЕФС‑1 и СЗВ‑М. При необходимости дополнительно заполняются СЗВ‑ТД и СЗВ‑СТАЖ.
- Заполните форму в электронном виде.
Рекомендуется использовать один из сертифицированных сервисов:
- Система Saby (СБИС) – удобный интерфейс, подсказки по каждому полю.
- «Контур.Экстерн», «1С:Бухгалтерия», «Моё ПФР» (личный кабинет).
- Проверьте отчёт проверочными программами ПФР.
Скачать их можно в разделе «Программное обеспечение» сайта ПФР. Программы автоматически укажут на:
- Несоответствия сумм взносов;
- Отсутствие обязательных реквизитов;
- Ошибки в датах и идентификационных номерах.
- Исправьте найденные ошибки.
После исправления повторно запустите проверку – отчёт должен пройти без замечаний.
- Подпишите отчёт усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Для юридических лиц – подпись руководителя или уполномоченного лица. Для ИП – подпись самого предпринимателя.
- Отправьте отчёт через личный кабинет ПФР.
Войдите в Личный кабинет, выберите нужный тип отчёта, загрузите файл и подтвердите отправку.
- Получите подтверждение о приёме.
Система выдаст Квитанцию о приёме с номером сообщения. Сохраните её – она понадобится в случае проверок.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неверные суммы взносов. Часто происходит из‑за расхождения в расчётных ведомостях. Решение – сверять данные с бухгалтерией перед заполнением формы.
- Отсутствие СНИЛС у работника. ПФР отклонит отчёт. Убедитесь, что у всех сотрудников есть актуальный СНИЛС.
- Неправильный регистрационный номер работодателя. Проверьте ИНН + КПП в личном кабинете ПФР.
- Пропуск дат кадровых событий. Приём, перевод, увольнение – все даты обязаны быть указаны в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Отсутствие подписи УКЭП. Без подписи система не примет файл. Убедитесь, что сертификат действителен.
Для снижения риска ошибок рекомендуеться использовать автоматизированные сервисы (СБИС, 1С), которые генерируют отчёт на основе бухгалтерских данных.
Сроки сдачи и штрафы
| Отчёт | Срок сдачи | Штраф за просрочку |
|---|---|---|
| СЗВ‑М (ежемесячный) | 10‑е число месяца, следующего за отчётным | 0,5 % от суммы неуплаченных взносов за каждый день просрочки (не более 30 % от суммы) |
| СЗВ‑ТД / СЗВ‑СТАЖ (годовой) | 31 март года, следующего за отчётным | 30 % от суммы недоучтённого стажа (при отсутствии отчёта) |
| ЕФС‑1 (полугодовой/годовой) | 30 апреля (полугодовой) и 31 декабря (годовой) | Штраф в размере 0,5 % от начисленных взносов за каждый день просрочки |
Важно помнить, что штрафы начисляются автоматически, а информация о них появляется в личном кабинете ПФР.
Контакты ПФР (офисные и электронные)
Официальный сайт
https://www.pfrf.gov.ru
Горячая линия
- Телефон: 8‑800‑200‑0‑200 (круглосуточно)
- Для звонков из регионов России: 8‑800‑500‑0‑500
Номера телефонов региональных отделений
- Москва: 8‑495‑777‑77‑77
- Санкт‑Петербург: 8‑812‑777‑77‑77
- Новосибирск: 8‑383‑777‑77‑77
- Екатеринбург: 8‑343‑777‑77‑77
- Для полного списка – см. раздел «Контакты» на сайте ПФР.
Электронный адрес
info@pfrf.gov.ru – общие запросы.
Для вопросов по электронному документообороту: e‑doc@pfrf.gov.ru
Личный кабинет
Перейти в Личный кабинет ПФР (регистрация через ЕГРЮЛ/ЕГРИП, подтверждение через СМС).
Личный приём (приём в офисе)
Для получения справок, консультаций и сдачи бумажных документов можно записаться на личный приём.
| Регион | Адрес | Телефон записи | График приёма |
|---|---|---|---|
| Москва | ул. Тверская, д; 7, офис 3 | +7 -95 123‑45‑67 | Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (по предварительной записи) |
| Санкт‑Петербург | Невский пр., д. 45, кабинет 12 | +7 -12 123‑45‑67 | Вт‑Ср‑Пт — 10:00‑17:00 |
| Новосибирск | ул. Красный проспект, д. 12 | +7 -83 123‑45‑67 | Пн‑Ср‑Чт — 09:30‑16:30 |
Отделы ПФР
- Отдел по работе с работодателями (вопросы отчётности, взносов).
- Отдел страхования (вопросы пенсионного стажа, выплат).
- Отдел информационных технологий (поддержка электронного документооборота).
- Отдел правового обеспечения (консультации по законодательству).
Руководство ПФР (на 2026 г.)
- Глава ПФР – А. В. Смирнов
- Заместитель главы – Е. И. Кузнецова
- Первый заместитель – С. Н. Петров
Отзывы и обратная связь
Для оставления отзыва о работе ПФР используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте. Также можно написать письмо на электронный адрес feedback@pfrf.gov.ru. Наиболее часто задаваемые вопросы публикуются в разделе «Вопрос‑Ответ».
Подготовка отчётов в ПФР – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения сроков. Следуя описанным выше шагам, используя проверочные программы и электронную подпись, вы сможете избежать типичных ошибок и штрафов. При возникновении вопросов всегда есть возможность обратиться в службу поддержки по горячей линии, написать в личный кабинет или записаться на личный приём в региональном отделении.
Помните: своевременная и корректная отчётность – залог надёжного пенсионного обеспечения ваших сотрудников и стабильного функционирования вашего бизнеса.