Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в трудовом законодательстве. В связи с этим Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России — СФР) активно запрашивает данные о стаже граждан. Главная цель процесса, оцифровка данных для автоматического назначения пенсий и социальных выплат. Если Пенсионный фонд затребовал трудовую книжку, важно понимать, зачем это нужно, какие сроки существуют и к кому обращаться за помощью.

Описание ситуации: зачем ПФР запрашивает трудовые книжки

Суть процесса заключается в переносе данных из бумажных трудовых книжек в электронные реестры. Специалисты фонда сверяют предоставленные цветные скан-копии с данными в Реестре застрахованных лиц и дополняют недостающую информацию.

• Автоматическое назначение пенсий: В будущем СФР планирует назначать пенсии автоматически, без подачи дополнительных документов будущим пенсионером.
• Упрощение получения услуг: При оформлении социальных выплат больше не нужно предоставлять копию трудовой книжки — госорганы получают сведения по каналам межведомственного взаимодействия.
• Главная угроза при игнорировании: Утрата права на своевременные пенсионные начисления. Если сведения не внесены в электронный реестр, работник может столкнуться с задержкой пенсии или ее уменьшением, так как фонд формирует выплаты на основе данных лицевого счета.

Важно: Даже если скан-копия не будет подана в установленный срок, это не приведет к потере приобретенного страхового стажа. Закон гарантирует, что периоды трудовой деятельности до 1 января 2004 года (для Украины) и до 2002 года (для РФ) зачисляются в стаж на условиях ранее действовавшего законодательства. Однако для подтверждения стажа специалистам фонда потребуется больше времени, а при неточностях придется искать дополнительные справки.

Сроки и обязанности: кто и до какого числа должен подать данные

Для работодателей (Россия)

В соответствии с федеральными законами (439-ФЗ и 436-ФЗ), работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде. При выходе сотрудника на пенсию работодатель обязан предоставить выписку из электронной трудовой книжки или копию бумажной по запросу фонда.

Для работодателей (Украина)

Работодатель, хранящий трудовые книжки работников (принятых до начала переходного периода), должен отсканировать их и отправить в ПФУ через электронный кабинет. Крайний срок подачи скан-копий — 10 июня 2026 года.

В Украине также зарегистрирована петиция с предложением продлить срок оцифровки на весь период военного положения и еще на 6 месяцев после его завершения, однако на данный момент ориентироваться следует на дату .

Выдача оригинала по доверенности

Если Пенсионный фонд требует оригинал трудовой книжки для назначения пенсии (например, для сверки), работодатель имеет право выдать её сотруднику на руки под роспись, в т.ч. и по нотариальной доверенности (как в случае с водителем Олегом Ф. из ООО «Восход»). После проверки оригинал должен быть возвращен работодателю.

Контакты для обращений

Все вопросы, связанные с электронными трудовыми книжками и назначением пенсий, теперь находятся в ведении Социального фонда России (СФР), который объединил ПФР и ФСС.

Официальный сайт

Россия: sfr.gov.ru (официальный портал Социального фонда России)

Украина: pension.gov.ua (портал Пенсионного фонда Украины)

Горячая линия и номера телефонов

• Единый контакт-центр СФР (Россия): 8 (800) -00-02-98 (звонок бесплатный по всей территории РФ).
• Горячая линия ПФУ (Украина): 0 (800) -01-01-89 (бесплатно со стационарных и мобильных телефонов).
• Телефоны региональных отделений: уточняйте на официальных сайтах фондов в разделе «Контакты территориальных органов».

Электронный адрес

Для отправки скан-копий трудовых книжек не используется обычная электронная почта. Данные отправляются:

• В России: через электронный документооборот (ЭДО), сервис «Социальный электронный документ» (СЭД) или кабинет страхователя на сайте СФР.
• В Украине: через электронный кабинет работодателя на портале ПФУ.

Для общих вопросов граждане могут писать в онлайн-приемную на официальных сайтах фондов.

Личный кабинет

Каждый гражданин может отслеживать состояние своего стажа онлайн:

• В России: Личный кабинет гражданина на сайте СФР или на портале «Госуслуг» (gosuslugi.ru). В разделе «Пенсионные накопления» или «Выписка из электронной трудовой книжки» можно посмотреть все переданные работодателем данные. При необходимости выписку из ЭТК можно получить в бумажном виде в МФЦ или управлении СФР.
• В Украине: Электронный кабинет на портале ПФУ или через приложение «Дія».

Личный прием и график приема

Если в электронной трудовой книжке обнаружены неточности, или специалистам фонда требуется больше времени для обработки разногласий между документами, может потребоваться личный визит.

• График приема граждан в клиентских службах СФР (Россия): Понедельник, Пятница: с 09:00 до 18:00 (в некоторых регионах до 17:00), без перерыва на обед. Суббота и воскресенье — выходные.
• График приема в управлениях ПФУ (Украина): Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00.

Рекомендуется записываться на прием заранее через портал Госуслуг или по телефону контакт-центра, чтобы избежать очередей.

Отделы

Решением вопросов, связанных с трудовым стажем и оцифровкой, занимаются следующие структуры:

1. Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан): первичный прием документов, консультации, выдача бумажных выписок.
2. Отдел персонифицированного учета: обработка скан-копий, сверка данных с Реестром застрахованных лиц, исправление технических ошибок в ЭТК.
3. Отдел назначения и выплаты пенсий: использует данные из ЭТК для расчета и начисления пенсий.

Руководство

Если вопрос не решается на уровне рядовых специалистов клиентской службы, можно обратиться к руководству территориального отделения:

• Председатель Правления СФР (Россия): Власов Сергей Андреевич.
• Заместитель председателя правления ПФУ (Украина): Малецкий Александр (курирует вопросы цифровизации и автоматического назначения пенсий).
• Управляющие региональными отделениями: ФИО и контакты руководителей вашего региона доступны на стендах в отделениях и на официальных сайтах фондов в разделе «Руководство».

Отзывы

Процесс перехода на ЭТК и оцифровки вызывает много откликов у населения и работодателей:

• Позитивные отзывы: Граждане отмечают удобство, при оформлении социальных выплат и пенсий больше не нужно бегать по бывшим местам работы за справками о стаже или нести оригинал трудовой книжки. Данные автоматически берутся из лицевого счета.
• Негативные отзывы: Работодатели жалуются на технические сбои при отправке скан-копий через электронные кабинеты и жесткие сроки. Граждане старшего возраста опасаются утраты данных, однако, как отмечают эксперты, стаж не теряется, даже если скан-копия не будет подана вовремя. Главная проблема, возможные задержки в начислениях из-за длительной обработки бумажных архивов при расхождениях данных.

Резюме: Если Пенсионный фонд (СФР) затребовал вашу трудовую книжку, не паникуйте. Убедитесь, что ваш работодатель подал цветные скан-копии в установленный срок (до для Украины или в текущем режиме для РФ). Проверьте свою выписку в Личном кабинете и при обнаружении ошибок обратитесь в отдел персонифицированного учета фонда для сверки данных.