Прием нового сотрудника на работу — это не только заключение трудового договора и выдача должностной инструкции, но и важный юридический факт, который должен быть зафиксирован государством. С 2023 года функции Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) объединены в единый Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). Именно туда теперь необходимо передавать сведения о трудоустройстве новых сотрудников.

В данной статье мы подробно разберем порядок действий при приеме сотрудника, какие документы подавать в фонд, а также предоставим все необходимые контакты и официальные ресурсы СФР для решения возникающих вопросов.

Описание процесса: что делать, когда приняли сотрудника

Главный документ, который регламентирует взаимодействие работодателя с фондом при трудоустройстве — это Единая форма сведений (ЕФС). Ранее подавались отдельные формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ, теперь же применяется единый отчет ЕФС-1.

При приеме нового сотрудника работодатель обязан:

• Заключить трудовой договор и издать приказ о приеме на работу.
• Подать сведения в СФР по форме ЕФС-1. На подачу сведений о трудоустройстве или увольнении законом отводится 3 рабочих дня с даты соответствующего кадрового мероприятия.
• Сведения подаются исключительно в электронном виде (через операторов электронного документооборота или сервисы СФР), если численность сотрудников превышает 10 человек. Для микропредприятий (до 10 человек) сохраняется возможность подачи на бумаге.

Важно помнить: если вы приняли сотрудника, который является пенсионером, или сотрудника, имеющего право на досрочную пенсию, подача ЕФС-1 также обязательна в те же сроки, так как эти данные напрямую влияют на назначение и перерасчет их пенсий.

Контакты для обращений

Если у вас возникли сложности с подачей формы ЕФС-1, фонд не видит сотрудника в базе или вы получили отказ в регистрации сведений, необходимо обращаться напрямую в Фонд пенсионного и социального страхования.

Официальный сайт

Вся актуальная информация, бланки форм, нормативные документы и электронные сервисы расположены на официальном веб-портале СФР:

Сайт: sfr.gov.ru

Для работодателей на сайте действует специальный портал «Электронные сервисы для страхователей», где можно скачать программы для проверки отчетности и формирования форм.

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов, не требующих предоставления персональных данных, работает единый контакт-центр СФР:

Телефон горячей линии: 8 (800) -00-00-22 (звонок по России бесплатный).

Консультанты помогут разобраться с общими вопросами заполнения формы ЕФС-1, сроками сдачи и кодами ошибок;

Номера телефонов

Для решения специфических проблем (например, ошибки в индивидуальном лицевом счете сотрудника) необходимо обращаться в региональные отделения СФР. Актуальные номера телефонов управлений по субъектам РФ доступны в разделе «Контакты» на официальном сайте фонда. Рекомендуется искать телефон именно вашего регионального отделения, так как они могут меняться.

Электронный адрес

Отправка отчетности на электронную почту фонда не допускается (сведения должны передаваться по защищенным каналам ТКС). Однако для общих консультаций и обращений юридических лиц можно использовать форму обратной связи на сайте СФР или адреса региональных представительств (например, info@sfr.gov.ru для общих вопросов).

Личный кабинет

Основным инструментом работодателя является Личный кабинет страхователя;

• Вход: Осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) с использованием электронной подписи (УКЭП) руководителя или уполномоченного представителя.
• Функционал: В личном кабинете можно сформировать и отправить форму ЕФС-1, проверить статус ее обработки, посмотреть сверки по платежам, а также получить выписки из лицевых счетов сотрудников.
• Альтернатива: Многие работодатели предпочитают использовать сервисы сторонних операторов ЭДО (Контур, Тензор, СБИС и др.), которые интегрированы с системами СФР.

Личный прием

В случае сложных ситуаций (например, при необходимости сверки стажа сотрудника или исправления технических ошибок, возникших не по вине страхователя) может потребоваться личный визит в территориальный орган СФР.

Личный прием ведется специалистами отделов по работе со страхователями. При себе необходимо иметь:

1. Паспорт.
2. Доверенность (если обращается не руководитель).
3. Копии кадровых документов (трудовой договор, приказ о приеме).
4. Сформированные квитанции и протоколы ошибок от СФР.

График приема

Стандартный график работы клиентских служб СФР по всей России:

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00 (перерыв на обед с 13:00 до 13:45).
• Пятница: с 09:00 до 16:45 (перерыв на обед с 13:00 до 13:45).
• Суббота и Воскресенье: выходной.

Примечание: В некоторых регионах график может быть продлен (например, работа по субботам с 09:00 до 13:00 без перерыва). Уточняйте информацию на сайте вашего регионального отделения.

Отделы

Вопросы приема новых сотрудников и сдачи формы ЕФС-1 находятся в компетенции следующих структурных подразделений Фонда:

• Отдел по работе со страхователями: основное подразделение. Занимается консультированием по заполнению форм, приемом отчетности на бумаге (для микропредприятий), сверкой расчетов.
• Отдел персонифицированного учета: отвечает за корректность отражения данных на индивидуальных лицевых счетах (ИЛС) граждан. Сюда стоит обращаться, если сведения о приеме сотрудника поданы, но на его «Госуслугах» или в выписке из ИЛС работа не отображается.
• Отдел информационных технологий: помогает решать проблемы с доступом в Личный кабинет, ошибками сертификатов ЭЦП и сбоями при отправке отчетов по ТКС.

Руководство

Если на уровне рядовых специалистов или начальников отделов проблему решить не удается, страхователь имеет право обратиться к руководству территориального органа СФР:

• Управляющий региональным отделением СФР, принимает решения по сложным, системным вопросам в рамках региона.
• Заместители управляющего — курируют конкретные направления (один — учет и отчетность, другой, бюджет и выплаты).
• Председатель Правления СФР — высшее должностное лицо Фонда. Обращения на имя Председателя подаются через электронную приемную на официальном сайте, если региональное отделение нарушило ваши права или бездействует.

Отзывы

Отзывы работодателей о процессе передачи сведений о принятых сотрудниках в СФР носят преимущественно полярный характер:

• Положительные стороны: Переход на единую форму ЕФС-1 значительно упростил жизнь бухгалтерам и кадровикам — вместо нескольких разрозненных отчетов теперь сдается один; Электронный документооборот через операторов ЭДО работает стабильно и быстро (положительные протоколы часто приходят в течение нескольких минут).
• Отрицательные стороны и проблемы: Главную боль работодателей составляют технические сбои на стороне самого Фонда. Часто встречаются ситуации, когда отчет ЕФС-1 сдан вовремя, но из-за внутренних ошибок в базах СФР сведения на лицевом счете сотрудника не обновляются. Также пользователи отмечают перебои в работе Личного кабинета страхователя на сайте СФР в дни крайних сроков сдачи отчетности.

Резюме: Процесс сообщения в Фонд о том, что вы приняли сотрудника, стал более стандартизированным, но требует внимательности. Главное правило — не затягивайте с подачей формы ЕФС-1 и всегда сохраняйте квитанции о приеме сведений Фондом, чтобы в случае технических сбоев иметь на руках доказательство соблюдения закона.