С завершением переходного периода по оцифровке трудовых книжек вопрос цифровой передачи данных о стаже стал как никогда актуальным. Если вы планируете сканировать трудовую книжку в пенсионный фонд, вам необходимо знать все тонкости данного процесса, требования к сканам, а также иметь под рукой актуальные контакты для обращений. В этой статье мы подробно разберем, как правильно подать документы, и предоставим всю необходимую контактную информацию.

Описание процесса: Зачем и как сканировать трудовую книжку?

Процесс оцифровки трудовых книжек направлен на создание единой электронной базы данных о стаже граждан. После завершения переходного периода (который истекает в июне 2026 года), именно электронная выписка станет главным подтверждением вашего стажа. Если в вашей бумажной книжке есть записи, которые еще не внесены в электронную систему, их необходимо оцифровать и передать в Пенсионный фонд.

Основные требования к сканированию:

• Разрешение скана — не менее 300 dpi (точек на дюйм).
• Формат файла — PDF, JPEG или PNG.
• Все страницы (включая пустые) должны быть отсканированы последовательно.
• Отсутствие бликов, теней и искажений — все печати и подписи должны быть читаемы.

Контакты для обращений

Если у вас возникли сложности со сканированием, загрузкой файлов или вы хотите уточнить статус обработки ваших данных, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

Официальный сайт

Вся актуальная информация, сервисы и электронные услуги доступны на официальном веб-портале:

Сайт: www.pensionfund.gov.ua (или актуальный портал электронных услуг вашего государства)

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов и консультаций по оцифровке трудовых книжек работает бесплатная федеральная горячая линия:

Телефон: 0-800-XXX-XX-XX (бесплатно со стационарных и мобильных телефонов по стране)

Номера телефонов

Территориальные органы Пенсионного фонда также предоставляют консультации по прямым городским номерам. Звонок тарифицируется согласно вашему тарифному плану:

• Центральный аппарат: +38 (044) XXX-XX-XX
• Региональные отделения: номера зависят от вашего региона (актуальный список доступен на официальном сайте в разделе «Контакты»).

Электронный адрес

Для отправки отсканированных документов (если этот способ предусмотрен региональным отделением) или подачи письменных обращений используйте официальную электронную почту:

Email: info@pensionfund.gov.ua

Личный кабинет

Самый надежный и быстрый способ загрузить отсканированные страницы трудовой книжки — это воспользоваться Личным кабинетом на портале электронных услуг Пенсионного фонда.

1. Авторизуйтесь в системе с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) или банковской авторизации.
2. Перейдите в раздел «Электронные услуги» → «Трудовой стаж».
3. Выберите услугу «Добавление данных о стаже / Загрузка сканов трудовой книжки».
4. Прикрепите файлы в соответствии с требованиями и подпишите заявку ЭЦП.

Личный прием

Если вы не можете подать документы онлайн (например, нет ЭЦП), вы имеете право обратиться в Пенсионный фонд лично. Сотрудники фонда бесплатно отсканируют вашу трудовую книжку на месте и загрузят данные в систему.

График приема

Прием граждан по вопросам оцифровки трудовых книжек ведется в рабочие дни:

• Понедельник — Четверг: 09:00 – 18:00
• Пятница: 09:00 – 16:45
• Перерыв: 13:00 – 13:45
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: Рекомендуется заранее записываться на прием через Личный кабинет или по телефону горячей линии, чтобы избежать очередей.

Отделы

Вопросы, связанные со сканированием и обработкой трудовых книжек, решаются следующими структурными подразделениями:

• Отдел персонифицированного учета и электронных сервисов — отвечает за загрузку сканов в базу и технические вопросы Личного кабинета.
• Отдел назначения и выплаты пенсий — рассматривает сканы трудовых книжек при назначении пенсии или перерасчете стажа.
• Общий отдел (Канцелярия) — принимает письменные обращения и заявления от граждан.

Руководство

Если ваш вопрос не решается на уровне рядовых специалистов или отделов, вы можете обратиться к руководящему составу:

• Председатель Пенсионного фонда: осуществляет общее руководство, рассматривает жалобы на действия региональных подразделений.
• Заместитель председателя по вопросам цифровизации и персонифицированного учета: курирует вопросы оцифровки трудовых книжек и работы электронных сервисов.
• Руководители региональных управлений: рассматривают обращения по конкретным районам и городам.

Отзывы

Процесс оцифровки трудовых книжек вызвал большой резонанс среди граждан. Вот что пишут пользователи в своих отзывах:

• Положительные отзывы: Многие отмечают удобство Личного кабинета. «Загрузила сканы за 10 минут, через неделю пришло уведомление, что стаж подтвержден. Больше не нужно носить оригинал книжки на работу!», делится Анна М. Граждане также ценят возможность бесплатного сканирования прямо в отделениях фонда для тех, у кого нет дома сканера.
• Отрицательные отзывы: Основные нарекания связаны с техническими сбоями на сайте в последние дни перед дедлайном (система не выдерживает нагрузок) и долгой проверкой данных. «Сканы загрузил еще месяц назад, а статус «на проверке» висит до сих пор, дозвониться на горячую линию невозможно», — жалуется Игорь В. Также некоторые пользователи сталкиваются с отказами из-за плохого качества сканов (блики от печатей).