Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Общее описание процедуры
2. Нормативно‑правовая база
3. Перечень обязательных документов
4. Порядок подачи и сроки
5. Контактные данные Пенсионного фонда РФ
6. Отзывы и рекомендации

Общее описание процедуры

Работодатели обязаны предоставлять в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) сведения о своих сотрудниках и о начисленных страховых взносах. Эти данные служат основанием для расчёта страховых, накопительных и иных видов пенсий.

С 2023 года все сведения передаются в электронном виде через единую форму ЕФС‑1. При этом в некоторых случаях (например, при прекращении трудового договора) требуется дополнительно предоставить бумажные справки, заверённые работодателем.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» (в ред. от ).
• Постановление Правления ПФР РФ от № 16п (ред. от ) «Об утверждении Административного регламента предоставления ПФР государственной услуги…».
• Письмо ПФР РФ от № 19‑20/33754 «О документах, выдаваемых работодателем в день прекращения трудового договора…».
• Приказ Минтруда России от № КЗ‑123н «Об утверждении формы справки о стаже работы, выдаваемой работодателем».

Перечень обязательных документов

Документы, подаваемые в рамках ежемесячного расчёта страховых взносов

1. Электронная форма ЕФС‑1 (единый формуляр сведений о страховых взносах).
2. Отчёт о начислении заработной платы (внутренний документ работодателя, передающийся в ЕФС‑1).
3. Квитанция об уплате страховых взносов (в случае безналичной оплаты – подтверждение банковского перевода).

Документы, выдаваемые при приёме на работу

• Трудовой договор (по ТК РФ) или договор гражданско‑правового характера (ГПД).
• Справка о постановке на учёт в ПФР (форма Справка‑2).
• Копия паспорта и СНИЛС сотрудника.
• Приёмный лист (форма П-1) – подтверждение факта начала трудовых отношений.

Документы, выдаваемые при прекращении трудового договора

Согласно письму ПФР от № 19‑20/33754, работодатель обязан в день увольнения предоставить следующие документы:

1. Справка о стаже работы (утверждённый образец, в котором указываются:
   • наименование работодателя, ИНН, ОГРН, юридический адрес;
   • даты начала и окончания трудового договора;
   • размеры начисленной заработной платы и уплаченных страховых взносов за каждый месяц;
   • информация о периодах, не подпадающих под страховое обеспечение (отпуск без сохранения заработной платы, больничный и т.п.).
2. Трудовая книжка (записанные сведения о стаже) или её заверенная копия.
3. Копия приказа об увольнении (форма П‑2).
4. Справка о выплате компенсации (если применимо).
5. При наличии воинской службы – копия военного билета.

Дополнительные документы (по требованию ПФР)

• Документы, подтверждающие периоды работы в условиях особого режима (например, работа в районах Крайнего Севера, вахтовый метод).
• Справка из органов занятости о получении пособия по безработице (для учёта периодов, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение).
• Документы, подтверждающие наличие инвалидности, если она учитывается при расчёте пенсии.
• Нотариально заверенные копии документов, если оригиналы находятся у сотрудника.

Порядок подачи и сроки

Контактные данные Пенсионного фонда РФ

Официальный сайт

https://www.pfrf.ru

Горячая линия

8‑800‑100‑200 (круглосуточно, без оплат за звонок).

Номера телефонов региональных отделений

• Москва: +7 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург: +7 (812) -34‑56‑78
• Новосибирск: +7 (383) -45‑67‑89
• Екатеринбург: +7 (343) -56‑78‑90

Электронный адрес

Для деловой переписки: info@pfrf.ru

Личный кабинет

Войдите в Личный кабинет ПФР для подачи электронных форм, просмотра статуса заявок и получения справок в режиме онлайн.

Личный приём (офисные обращения)

Адрес главного офиса: 125993, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, стр. 1.

Время работы приёмной:

• Пн‑Пт: 09:00 — 18:00
• Сб: 10:00 — 14:00
• Вс: выходной

Отделы, отвечающие за документы работодателя

• Отдел страхового учёта – приём и проверка форм ЕФС‑1.
• Отдел расчёта страховых пенсий – формирование справок о стаже.
• Отдел информационных технологий – поддержка личного кабинета и электронных сервисов;
• Отдел юридической поддержки – консультации по нормативным требованиям.

Руководство ПФР (по состоянию на 2026 г.)

Отзывы и рекомендации

Для получения реальных отзывов о работе ПФР и рекомендаций по оформлению документов рекомендуется обращаться к следующим ресурсам:

• Форум forum.pfrf.ru – раздел «Вопросы работодателей».
• Сайт Госуслуги – раздел «Отзывы о государственных услугах» (поиск «Пенсионный фонд»).
• Социальные сети ПФР: ВКонтакте, Telegram‑канал – часто публикуются ответы на типовые вопросы.

Согласно собранным отзывам, наиболее частыми проблемами являются:

1. Несвоевременная передача формы ЕФС‑1 (рекомендация – автоматизировать процесс через интеграцию бухгалтерского ПО).
2. Отсутствие подписи руководителя в справке о стаже (рекомендация – использовать электронную подпись, признанную в РФ).
3. Неполные сведения о периодах работы в условиях особого режима (рекомендация – вести отдельный реестр в отделе кадров).

Следуя рекомендациям и используя представленные в статье образцы документов, работодатели смогут обеспечить корректную и своевременную передачу данных в Пенсионный фонд, что напрямую влияет на правильность расчёта пенсий их сотрудников.

Статья подготовлена в соответствии с действующим законодательством РФ и актуальна на 07 июня 2026 года.