Дата актуализации: г.
Содержание
- Законодательная база
- Зачем работодателю уведомлять ПФР?
- Пошаговая процедура уведомления
- Образец уведомления
- Необходимые документы и формы
- Контакты ПФР (офиц. сайт, горячая линия, телефон, e‑mail, личный кабинет, приёмные)
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит возможность формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – обязует работодателей сдавать сведения о работниках в ПФР в форме СЗВ‑ТД.
- Приказ ПФР № М‑5‑2020 от – устанавливает срок уведомления работников о переходе (до ) и порядок подачи заявлений.
- Постановления Правительства РФ 2020‑2026 ггг. – определяют переходный период, окончание которого запланировано на .
Зачем работодателю уведомлять ПФР?
Уведомление ПФР является обязательным шагом, без которого:
- Сведения о трудовой деятельности не будут отражены в единой государственной системе.
- Работник может потерять право на получение пенсии, пособий и иных социальных выплат.
- Работодатель рискует получить штраф за нарушение ст. 66.1 ТК РФ (штраф до 500 000 руб).
- Отсутствие уведомления усложняет процесс выдачи выписок из ЭТК и подтверждения стажа.
Пошаговая процедура уведомления ПФР
Ниже представлена детальная инструкция, которую можно выполнить как в бумажном, так и в электронном виде.
Шаг 1. Подготовьте шаблон уведомления
Используйте образец из раздела «Образец уведомления». В шаблоне указываются:
- Наименование работодателя и ИНН/КПП.
- Полные ФИО работника, дата рождения, СНИЛС.
- Ссылка на нормативный акт (ФЗ 439‑ФЗ).
- Срок, до которого работник может выбрать форму ведения трудовой книжки.
- Подпись и печать организации.
Шаг 2. Сформируйте заявление работника
Работник должен написать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (ЭТК или бумажная). Образцы заявлений доступны в ПФР и на портале КонсультантПлюс.
Шаг 3. Заполните форму СЗВ‑ТД
В системе 1С (или любой другой учетной системе) введите сведения о всех изменениях за отчетный период и сформируйте файл СЗВ‑ТД. Важно, чтобы в файле была указана информация о переходе на ЭТК.
Шаг 4. Передайте сведения в ПФР
Существует три способа:
- Электронно через Личный кабинет ПФР – загрузка XML‑файла СЗВ‑ТД и прикрепление сканов уведомления и заявления.
- Через региональное отделение ПФР – лично или по почте (рекомендовано использовать заказное письмо с уведомлением о вручении).
- По факсу – только в случае, если региональное отделение принимает такие документы (уточняйте в контактах).
Шаг 5. Получите подтверждение
После обработки ПФР высылает Квитанцию о приеме (в электронном виде в личном кабинете или бумажным письмом). Сохраните её – это ваш документ‑подтверждение выполнения обязательств.
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
ООО "Пример" ИНН 7701234567, КПП 770101001 Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1 «__» __________ 2026 г. Пенсионный фонд Российской Федерации Отдел кадров Адрес: 107140, г. Москва, ул. Тверская, д. 7 УВЕДОМЛЕНИЕ о переходе на электронные трудовые книжки В соответствии с Федеральным законом от № 439‑ФЗ и Приказом ПФР от № М‑5‑2020 сообщаем, что с «__» __________ 2026 г. в нашей организации внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работнику ______________________________ (ФИО, дата рождения, СНИЛС) предоставляется право: • продолжить ведение бумажной трудовой книжки, либо • перейти на электронную трудовую книжку. Для выбора формы ведения трудовой книжки работнику необходимо в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты получения данного уведомления подать письменное заявление в отдел кадров. При отсутствии заявления работник считается согласившимся на ведение ЭТК в соответствии с действующим законодательством. Контактное лицо для уточнения вопросов: ____________________ (должность, ФИО, телефон, e‑mail) Подпись ______________________ (Ф.И.О., должность) М.П.
Необходимые документы и формы
| Документ | Назначение | Где получить |
|---|---|---|
| Уведомление о переходе (шаблон) | Информирование работника и ПФР | Разработать в организации (образец выше) |
| Заявление работника о выборе формы | Подтверждение согласия работника | Бланк ПФР или собственный образец |
| СЗВ‑ТД (XML) | Отчет о кадровых изменениях | Бухгалтерская/кадровая система (1С, SAP и др.) |
| Квитанция о приёме | Подтверждение отправки в ПФР | Личный кабинет ПФР |
Контакты Пенсионного фонда России (ПФР)
Официальный сайт
https://www.pfrf.ru
Горячая линия
8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)
Телефоны региональных отделений (пример)
- Москва: +7 (495) -23‑45‑67
- Санкт‑Петербург: +7 (812) -34‑56‑78
- Новосибирск: +7 (383) -45‑67‑89
- Екатеринбург: +7 (343) -56‑78‑90
Электронный адрес
Общий e‑mail для запросов: info@pfrf.ru
Личный кабинет (для юридических лиц)
Перейдите по ссылке: https://lk.pfrf.ru и выполните вход с помощью сертификата или пароля, выданного ПФР.
Личный приём (приёмные часы)
| Отдел | Время приёма | Контактное лицо | Телефон |
|---|---|---|---|
| Отдел кадров | Пн‑Пт 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 | Иванов И.И. | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Отдел по работе с работодателями | Вт‑Чт 10:00‑13:00, 15:00‑18:00 | Петров П.П. | +7 (495) -23‑45‑68 |
Структура отделов, отвечающих за ЭТК
- Отдел кадров – подготовка и рассылка уведомлений.
- Отдел информационных технологий – поддержка электронных сервисов ПФР.
- Отдел по работе с работодателями – консультации и приём заявлений.
Руководство ПФР (по состоянию на 2026 г.)
- Генеральный директор – А. В. Соколов
- Заместитель генерального директора по работе с работодателями – Е. Н. Кузнецова
- Начальник отдела кадров – М. С. Лебедев
Отзывы и обратная связь
Для оставления отзыва о работе ПФР используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте или отправьте письмо на feedback@pfrf.ru. Отзывы публикуются в разделе «Отзывы граждан».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли уведомлять ПФР, если у работника уже есть электронная трудовая книжка?
- Ответ: Да. Даже при наличии ЭТК необходимо передать сведения о кадровых изменениях (смена должности, оклада и т.п.) в форме СЗВ‑ТД.
- Вопрос: Какой срок подачи уведомления?
- Ответ: По закону – до 30 июня 2020 г. для первого этапа. Для переходного периода 2020‑2026 гг. сроки уточняются региональными приказами, но рекомендуется выполнить до 31 декабря текущего года.
- Вопрос: Можно ли отправить уведомление по электронной почте?
- Ответ: Да, если ваш региональный отдел ПФР принимает документы в электронном виде через личный кабинет. Обычная электронная почта не считается официальным каналом.
- Вопрос: Что делать, если работник отказывается переходить на ЭТК?
- Ответ: Работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан вести обе формы и отражать сведения в ПФР в обоих реестрах.
Уведомление ПФР о переходе на электронные трудовые книжки – обязательный процесс, который гарантирует корректный учёт трудового стажа, своевременное получение пенсий и социальных выплат. Следуя приведённой выше пошаговой инструкции, вы сможете выполнить все требования законодательства, избежать штрафов и обеспечить своим сотрудникам удобный доступ к их трудовым данным через личный кабинет ПФР.
Помните: своевременная подготовка документов, правильное заполнение формы СЗВ‑ТД и сохранение квитанций – ключ к безупречной работе с ПФР.