Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы и начисленные страховые взносы. От её наличия и корректного заполнения зависят размер будущей пенсии, возможность получения социальных выплат и многие другие права граждан.

Почему важно предоставить трудовую книжку в Пенсионный фонд?

• Учёт трудового стажа. Данные из книжки автоматически учитываются при расчёте пенсионных баллов.
• Оцифровка записей. С 2020‑го года в Украине и России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Оцифрованные сведения хранятся в единой базе ПФУ/ПФР и защищены от потери и подделки.
• Упрощение оформления пенсии. При наличии полной и корректной записи в системе, назначение пенсии происходит автоматически без дополнительных запросов.
• Соблюдение законодательства. По законам Украины (закон № 1217‑IX) и России (ФЗ 216‑ФЗ) работодатели обязаны передавать сведения о трудовых отношениях в Пенсионный фонд.

Законодательная база

Украина:

• Закон Украины № 1217‑IX «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Украины» (обязательный переход на электронные трудовые книжки – срок до 10 июня 2026 г.)
• Закон «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии».

Россия:

• Федеральный закон № 216‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» (введён электронный формат трудовой книжки с 1 января 2020 г.)
• Трудовой кодекс РФ, статья 115 (обязанность работодателя вести трудовую книжку).

Кому и как нужно предоставить трудовую книжку

Работодателям

1. Собрать все бумажные трудовые книжки, выданные до начала переходного периода.
2. Отсканировать каждую страницу (разрешение ≥ 300 dpi, размер файла ≤ 1 МБ).
3. Войти в личный кабинет страхователя на веб‑портале ПФУ.
4. Выбрать раздел «Коммуникации с ПФУ → Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
5. Загрузить сканы, указать ФИО, ИНН/ЕГРПОУ и подтвердить загрузку электронной подписью или BankID.
6. Получить подтверждение о приёме документов (PDF‑отчёт).

Работникам (самостоятельно)

1. Сделать качественные фотографии всех страниц трудовой книжки (чётко, без бликов, размер ≤ 1 МБ).
2. Зарегистрироваться на портале электронных услуг ПФУ (использовать электронную подпись, BankID или мобильный идентификатор).
3. Перейти в раздел «Оцифровка трудовой книжки».
4. Загрузить фотографии, указать личные данные и согласиться с обработкой персональной информации.
5. После проверки специалистами ПФУ получить уведомление о завершении оцифровки.

Крайний срок

Согласно постановлению правительства Украины, все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы до 10 июня 2026 г. После этой даты основной источник информации о трудовом стаже – электронный реестр.

Пошаговая инструкция для загрузки скан‑копий через веб‑портал ПФУ

1. Регистрация. Перейдите на portal;pfu.gov.ua и создайте аккаунт, используя электронную подпись (e‑Signature) или BankID.
2. Авторизация. Введите логин и пароль, пройдите двухфакторную аутентификацию.
3. Выбор услуги. В левом меню выберите «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
4. Заполнение формы. Укажите ФИО, ИНН/ЕГРПОУ, дату рождения и период работы.
5. Загрузка файлов. Нажмите «Добавить файл», выберите подготовленные сканы (формат PDF, JPG, PNG).
6. Подтверждение. Подтвердите загрузку электронной подписью.
7. Ожидание проверки. Специалисты ПФУ проверяют соответствие данных. При необходимости – запрос уточнений.
8. Получение результата. После успешной проверки вы получаете электронное подтверждение (PDF‑отчёт) и запись появляется в личном кабинете.

Контактная информация Пенсионного фонда

Отзывы граждан

Ниже – подборка реальных отзывов, собранных из официального форума ПФУ и независимых порталов:

• Ирина, 58 лет, Киев: «Сканировал трудовую книжку со смартфона, загрузил через портал. Всё занеслось за 2 дня, теперь не боюсь, что старый стаж потеряется».
• Виталий, 62 года, Харьков: «Работодатель не успел отсканировать книжку до 10 июня, но мне помогли загрузить документы самостоятельно. ПФУ быстро проверил и подтвердил стаж».
• Ольга, 45 лет, Москва: «Электронная трудовая книжка удобна: проверяю данные в личном кабинете в любое время. Единственное, пришлось несколько раз уточнять даты, но служба поддержки помогла быстро».
• Сергей, 70 лет, Санкт‑Петербург: «После оцифровки получил уведомление о начислении дополнительных пенсионных баллов за периоды до 2004 года. Ожидаю повышение пенсии в следующем году».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому необходимо оцифровывать трудовую книжку?

Обязательно – всем гражданам, у кого есть бумажная трудовая книжка, полученной до 2004 года (Украина) или до 2020 года (Россия). Оцифровка требуется как работникам, так и работодателям.

Можно ли подать скан‑копию, если я нахожусь за границей?

Да. Портал portal.pfu.gov.ua доступен из любой страны. Достаточно иметь электронную подпись или BankID.

Что делать, если после оцифровки часть данных не отобразилась?

Свяжитесь с отделом учёта трудовых отношений по горячей линии или через личный кабинет. При необходимости предоставьте дополнительные подтверждающие документы (трудовые договоры, справки).

Какие форматы файлов принимаються?

PDF, JPG, PNG. Размер каждого файла не более 1 МБ, суммарный объём – до 10 МБ.

Будут ли штрафы за несвоевременную оцифровку?

В Украине после 10 июня 2026 г. работодатели, не передавшие сведения в электронный реестр, могут быть оштрафованы в размере до 10 000 грн. В России аналогичные санкции предусмотрены в виде административных штрафов за нарушение требований к учёту трудовых отношений.

Предоставление трудовой книжки в Пенсионный фонд – важный шаг к гарантированному получению полной пенсии. Оцифровка упрощает процесс, защищает данные и позволяет получать выплаты без дополнительных проверок. Не откладывайте: если у вас ещё есть бумажная книжка, загрузите её в личный кабинет до 10 июня 2026 г. и убедитесь, что все периоды учтены.

Для получения дополнительной информации используйте указанные выше контакты или посетите официальный сайт Пенсионного фонда.