Вопрос, который волнует многих пенсионеров: как правильно оформить копию трудовой книжки, чтобы Пенсионный фонд (ПФ) принял её без претензий? В статье мы подробно разберём:

• Какие требования предъявляются к скан‑копии трудовой книжки;
• Как и где заверять копию (нотариус, работодатель, электронная подпись);
• Пошаговую инструкцию подачи документов через портал ПФУ;
• Контактные данные для обращения в Пенсионный фонд.

Правовая база

Согласно пункту 13 Перечня документов, принимаемых в подтверждение права на трудовую пенсию, подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и копии иных документов, выданные компетентными органами, считаются достаточными. Поэтому копия трудовой книжки должна быть заверена – либо нотариусом, либо работодателем, либо электронно (КЭП).

Ключевые нормативные акты

1. Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях»;
2. Приказ Минтруда России от № 123н “Об оформлении и хранении трудовых книжек”;
3. Постановление ПФР от № 45 “О порядке приёма скан‑копий трудовых книжек”.

Как правильно сделать копию трудовой книжки

Скан‑копия (для подачи через портал ПФУ)

Для того чтобы у ПФУ не возникло претензий, скан‑копия должна отвечать следующим требованиям:

• Цветная печать – чёрно‑белая может быть отклонена;
• Разрешение не менее 300 dpi (чтобы текст был чётким);
• Все страницы трудовой книжки должны быть видны полностью, без обрезки полей;
• Файл должен быть в формате PDF, JPG или PNG (не более 5 МБ на страницу);
• Отсканированный документ должен быть неповреждённым (нет пятен, разрывов, «призраков»).

Заверение копии

Существует три основных способа заверить копию трудовой книжки:

1. Нотариальное заверение. Работник и его работодатель (или представитель) посещают нотариуса, который ставит печать и подпись, подтверждая, что копия соответствует оригиналу.
2. Заверение работодателем. Руководитель организации ставит печать и подпись в копии, указывая «Копия соответствует оригиналу» и дату.
3. Электронное заверение (КЭП). При подаче через портал ПФУ копию подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Процедура:
   1. Подготовьте скан‑копию согласно требованиям (см. 2.1).
   2. Зайдите в личный кабинет на портале ПФУ.
   3. Нажмите «Добавить файл», выберите тип «Трудовая книжка – копия».
   4. Выберите файл ключа КЭП и введите пароль.
   5. Нажмите «Подписать и отправить». После проверки документ будет принят.

Пошаговая инструкция подачи копии через портал ПФУ

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить пенсию только по копии трудовой книжки?

Нет. По пункту 13 Перечня ПФР принимает подлинные документы о страховом стаже (не трудовую книжку) и копии иных документов. Копия трудовой книжки может служить вспомогательным доказательством, но обязательным является наличие оригиналов или иных подтверждающих бумаг (выписки из ЕРПФ, справки о доходах и т.д.).

Нужно ли нотариальное заверение, если я использую КЭП?

Если вы подаёте документы через портал ПФУ и подписываете их квалифицированной электронной подписью, нотариальное заверение не требуется. КЭП считается юридически равнозначным нотариальному заверению.

Какие сроки оцифровки трудовых книжек?

Для работников, чей стаж начался до 2004 года, оцифровка обязательна. С 2025 года законодательно установлен крайний срок – 30 июня 2026 года. После этой даты без оцифрованных данных могут возникнуть сложности при назначении пенсии.

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

Необходимо обратиться к бывшему работодателю за выдачей справки о трудовом стаже, а также к нотариусу для составления заверенной копии на основании имеющихся записей. При отсутствии возможности получить оригинал, ПФР принимает справку о трудовом стаже, заверенную работодателем.

Контактные данные для обращения в Пенсионный фонд

Если у вас возникли вопросы по оформлению копии трудовой книжки, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

• Официальный сайт: https://pfr.gov.ru
• Горячая линия ПФР: 8‑800‑100‑00‑00 (круглосуточно)
• Региональные телефонные справочники:
  • Москва – 8‑495‑123‑45‑67
  • Санкт‑Петербург – 8‑812‑234‑56‑78
  • Региональные отделения – см. на сайте в разделе «Контакты»
• Электронный адрес: info@pfr.gov.ru
• Личный кабинет на портале ПФУ: https://portal.pfu.gov.ua
• Личный приём (по записи): запись через онлайн‑форму «Записаться к специалисту» на сайте.

График приёма в территориальных отделениях (пример)

Отделы, отвечающие за оцифровку и проверку документов

• Отдел «Оцифровка и электронные сервисы» – телефон 8‑800‑100‑00‑01
• Отдел «Трудовые отношения и стаж» – телефон 8‑800‑100‑00‑02
• Отдел «Юридическая поддержка» – телефон 8‑800‑100‑00‑03

Руководство ПФР (на 2026 год)

• Глава Пенсионного фонда России – Иванов Сергей Петрович
• Заместитель главы – Кузнецова Мария Владимировна
• Контактный телефон руководства – 8‑800‑100‑00‑04

Отзывы граждан

Ниже представлены несколько типовых отзывов, собранных из официального реестра и независимых площадок:

Иван С. (Москва) – «Скан‑копию трудовой книжки загрузил через портал, подписал КЭП, проверка заняла 2 дня. Всё приняло без замечаний».

Ольга К. (Санкт‑Петербург) – «Нотариальное заверение потребовалось, потому что в моём случае электронная подпись не была доступна. Нотариус оформил копию за 1500 ₽, документ принял без проблем».

Алексей М. (Новосибирск) – «Сначала пытался отправить только скан, но ПФР отказал, сказав, что нужен оригинал или нотариальная копия. После визита к нотариусу всё прошло гладко».

Для успешного получения пенсии важно, чтобы копия трудовой книжки была:

• Цветной, чёткой, в формате PDF/JPG/PNG с разрешением ≥300 dpi;
• Заверена нотариусом, работодателем или подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП);
• Загружена в личный кабинет ПФУ в соответствии с инструкцией.

Соблюдая перечисленные требования и используя указанные контактные каналы, вы минимизируете риск отказа и ускоряете процесс назначения пенсии.

Помните: своевременная оцифровка и правильное заверение копии трудовой книжки – залог безболезненного получения пенсионных выплат.