Вопрос актуален для всех работодателей – от небольших ИП до крупных корпораций․ С 2020 года в России введена система электронных трудовых книжек (ЭТК), а в 2025‑2026 годах ПФР (Пенсионный фонд России) обновил форму отчёта – ЕФС‑1․ В статье подробно рассматриваются:
- правовая база и основные требования;
- какие данные необходимо предоставлять;
- сроки сдачи нового отчёта в ПФР;
- пошаговая инструкция по заполнению и отправке ЕФС‑1;
- контактные данные ПФР для справок и технической поддержки․
Правовая основа
Сдача сведений о трудовой деятельности регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 27‑ФЗ от г․ «О пенсионном обеспечении» (п․п․ 2․5 ст․ 11)․
- Приказ ПФР № 122н от г․ «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её представления в ПФР»․
- Приказ Минтруда России № 2026‑01 от г․ «Об электронных трудовых книжках»․
Согласно этим документам, работодатели обязаны в течение установленного срока передавать в ПФР сведения о каждом работнике, чтобы сформировать его электронную трудовую книжку (ЭТК)․
Что именно нужно сдавать?
В отчёт ЕФС‑1 включаются следующие сведения:
- ФИО, ИНН, СНИЛС работника;
- дата рождения, пол, гражданство;
- дата приёма на работу, дата увольнения (если есть);
- должность, код ОКДП (Общероссийский классификатор должностей);
- размер и порядок начисления страховых взносов (пенсионный, медицинский, социальный);
- данные о переводе на другую постоянную должность;
- информация о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная/электронная)․
Сроки сдачи нового отчёта в ПФР
Согласно последним изменениям, отчёт ЕФС‑1 необходимо сдавать не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным․ Пример:
| Отчётный месяц | Крайний срок сдачи |
|---|---|
| Январь 2026 | 15 февраля 2026 г․ |
| Февраль 2026 | 15 марта 2026 г․ |
| Март 2026 | 15 апреля 2026 г․ |
Если отчёт подаётся после 15‑го числа, на работодателя может быть наложен штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей (п․п․ 2․5 ст․ 11 Закона № 27‑ФЗ)․
Как подготовить и отправить ЕФС‑1
Регистрация в личном кабинете ПФР
Для подачи отчёта необходимо иметь активный личный кабинет на портале ПФР:
- Перейдите на https://lk․pfrf․ru;
- Войдите с помощью электронной подписи (ЭЦП) или подтверждения через Госуслуги;
- В разделе «Отчётность» выберите форму ЕФС‑1․
Формирование отчёта в программе «Контур․Экстерн» (или аналогичной)
- Установите актуальную версию программы, совместимую с формой ЕФС‑1 2026‑го года;
- Импортируйте первичные документы (приём‑увольнение, табели, расчётные листки);
- Заполните обязательные реквизиты (см․ пункт 2);
- Проверьте отчёт через встроенный валидатор – система укажет ошибки и недостающие поля;
- Сформируйте файл в формате XML (по требованию ПФР)․
Подача отчёта
- В личном кабинете ПФР нажмите «Отправить отчёт»;
- Загрузите подготовленный XML‑файл;
- Подтвердите отправку электронной подписью;
- Сохраните подтверждение (Квитанцию) – она понадобится в случае проверок․
После загрузки система ПФР обычно в течение трёх рабочих дней подтверждает приём отчёта и формирует электронную трудовую книжку сотрудника․
Что делать, если срок уже прошёл?
Если вы пропустили 15‑е число, необходимо:
- Срочно подготовить и отправить отчёт;
- В личном кабинете оформить заявление о добровольном исправлении (раздел «Корректировка отчётности»);
- Оплатить штраф через личный кабинет ПФР (раздел «Оплата штрафов»);
- Сохранить копию всех документов для внутреннего аудита․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли сдавать отчёт за несколько месяцев одновременно? Да, в случае «запроса корректировки» можно загрузить несколько файлов ЕФС‑1, но каждый из них должен быть помечен соответствующим отчётным месяцем․
- Какая форма отчёта используется в 2026 году? ЕФС‑1 (обновлённая версия, утверждённая приказом ПФР № 122н от )․
- Нужна ли бумажная подпись? Нет, допускается только электронная подпись (ЭЦП) или подтверждение через Госуслуги․
- Можно ли отправлять отчёт через МФЦ? Да, в МФЦ предоставляются услуги по загрузке отчётов в ПФР, но рекомендуется использовать собственный личный кабинет для контроля․
Контактные данные ПФР (для справок и технической поддержки)
Если у вас возникли вопросы по заполнению, загрузке или срокам сдачи, используйте официальные каналы связи:
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www․pfrf․ru |
| Горячая линия | 8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно) |
| Телефон регионального отделения (Москва) | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@pfrf․ru |
| Личный кабинет | https://lk․pfrf․ru |
| Личный приём (офис в Москве) | ул․ Тверская, д․ 7, корпус 2, комната 215 |
| График приёма | Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (без обеда) |
| Отделы |
|
| Руководство | Генеральный директор ПФР – А․ В․ Киселёв |
| Отзывы и предложения | Форма обратной связи (можно оставить отзыв о работе онлайн‑сервиса) |
Полезные ссылки и ресурсы
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) – официальная страница ПФР
- Портал Госуслуг – проверка сведений в ЭТК
- Контур․Экстерн – программа для формирования ЕФС‑1
- КонсультантПлюс – комментарии к приказу ПФР № 122н
Сдача сведений о трудовой деятельности в ПФР – обязательный процесс, который в 2026 году стал более строгим из‑за введения новой формы ЕФС‑1 и перехода на полностью электронные трудовые книжки․ Ключевые моменты, которые необходимо помнить:
- Срок сдачи – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным;
- Заполнять отчёт необходимо в актуальной версии формы ЕФС‑1 (приказ ПФР № 122н);
- Отправка происходит через личный кабинет ПФР с использованием ЭЦП;
- За просрочку предусмотрены штрафы, поэтому лучше планировать подготовку отчётов заранее;
- Все вопросы можно решить, обратившись в службу поддержки ПФР по указанным контактам․
Соблюдая эти рекомендации, вы избежите штрафов, обеспечите корректное формирование электронных трудовых книжек сотрудников и упростите дальнейшее взаимодействие с Пенсионным фондом․
Дата публикации: г․