Кадровая отчетность — обязательная задача для каждого работодателя. При приеме нового сотрудника на работу бухгалтер или кадровик должен не только правильно оформить трудовой договор, но и своевременно уведомить государственные органы. Объем сведений для Росстата, СФР (Социального фонда России, который объединил ПФР и ФСС), МВД и военкоматов становится все больше, а правила постоянно меняются.

В данной статье мы подробно разберем, какие именно отчеты необходимо подавать при трудоустройстве работника в текущем 2026 году, а также предоставим актуальные контакты и официальные данные СФР для оперативного решения вопросов.

Какие отчеты сдаются при приеме на работу

С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в единый Социальный фонд России (СФР). Поэтому все отчеты, которые ранее подавались в ПФР, теперь направляются в СФР. При заключении трудового договора с новым сотрудником работодатель обязан сдать следующие формы:

ЕФС-1 (Единая форма сведений)

Это основной отчет, заменивший собой ранее существовавшие формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и другие. При приеме на работу в рамках ЕФС-1 подаются следующие блоки:

• Подраздел 1.1 — Сведения о трудовой деятельности (аналог бывшей СЗВ-ТД). Срок подачи: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу. Это критически важный отчет, влияющий на трудовой стаж и индексацию пенсий работника.
• Подраздел 1.2 — Сведения о стаже (аналог СЗВ-СТАЖ). Сдается на всех застрахованных лиц ежегодно не позднее 25 января года, следующего за отчетным. При приеме этот блок не сдается немедленно, но данные по новому сотруднику попадут в годовой отчет.
• Подраздел 2.1 — Сведения о начисленных страховых взносах (если сотрудник относится к категории застрахованных по обязательному пенсионному страхованию).

Персонифицированные сведения о физических лицах

Ежемесячный отчет, в котором отражаются данные о доходах и начисленных страховых взносах по каждому сотруднику. Сдается до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. При приеме нового сотрудника данные на него впервые включаются в этот отчет за тот месяц, в котором он был трудоустроен.

РСВ (Расчет по страховым взносам)

Квартальный отчет, подаваемый в ФНС. В нем отражаются общие суммы начисленных взносов и персонифицированные данные на каждого сотрудника (включая новеньких). Сдается до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

Важно: Согласно Национальной модели целевых условий ведения бизнеса, к январю 2029 года будет внедрен новый порядок представления сведений о сотрудниках. Ожидается переход на автоматизированный обмен данными между работодателем и государством через платформу электронного документооборота (ЭДО), что минимизирует ручное заполнение форм.

Если при сдаче отчетности или в процессе оформления нового сотрудника у вас возникли сложности, вы всегда можете обратиться за помощью в Социальный фонд России.

Официальный сайт

Основной ресурс для получения информации, сдачи отчетности и использования электронных сервисов: esfr.sfr.gov.ru (Информационный портал СФР) и sfr.gov.ru (официальный сайт Фонда).

Горячая линия

Для консультаций по вопросам пенсионного обеспечения, уплаты страховых взносов и сдачи отчетности работает единая федеральная горячая линия:

• Телефон: 8 (800) -00-00-00 (звонок бесплатный по всей территории РФ)

Номера телефонов

Для решения специализированных вопросов (например, технические ошибки при отправке ЕФС-1) рекомендуется обращаться в региональные отделения СФР. Актуальные номера телефонов вашего региона можно найти на сайте Фонда в разделе «Контакты региональных отделений». Также работает телефон Единого контакт-центра для страхователей: 8 (495) -87-09-19.

Электронный адрес

Отправка отчетности по электронной почте не предусмотрена (требуется использование сертифицированного ЭДО или шлюза СФР). Однако для общих вопросов и обращений можно использовать официальный email: info@sfr.gov.ru.

Личный кабинет

Для работодателей (страхователей) функционирует специализированный сервис:

• Личный кабинет страхователя, доступен на портале СФР. Позволяет формировать и отправлять отчетность (ЕФС-1), проверять статус камеральных проверок, сверять расчеты по взносам, а также получать уведомления от Фонда. Вход осуществляется с использованием квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или через ЕСИА (Госуслуги).

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц осуществляется в клиентских службах региональных отделений СФР.

• График приема: Понедельник — Четверг с 09:00 до 18:00; Пятница с 09:00 до 16:45. Перерыв на обед с 12:30 до 13:15.
• Суббота и Воскресенье: выходной.

Примечание: В некоторых регионах могут быть организованы вечерние часы приема или работа в субботу. Уточняйте информацию на сайте вашего регионального отделения.

Отделы

В структуре СФР за прием на работу и кадровую отчетность отвечают следующие подразделения:

1. Отдел персонифицированного учета — отвечает за корректность данных о стаже и взносах (ЕФС-1, подраздел 1.1 и 1;2).
2. Отдел организации администрирования страховых взносов, контролирует полноту и своевременность уплаты взносов и сдачи РСВ.
3. Отдел информационных технологий и связи — помогает при технических сбоях в работе электронных сервисов и шлюзов приема отчетности.
4. Клиентская служба, первая точка контакта для консультаций и очного приема.

Руководство

Структура управления СФР включает центральный аппарат и региональные филиалы:

• Председатель СФР — Чирков Сергей Владимирович.
• Заместители Председателя — курируют отдельные направления (учет взносов, информатизация, пенсионное обеспечение).
• Управляющие региональными отделениями, руководители филиалов на местах. Список управляющих доступен на сайте СФР.

Отзывы

Отзывы работодателей о взаимодействии с СФР при сдаче отчетности на новых сотрудников носят разный характер:

• Положительные: Многие отмечают удобство объединения ПФР и ФСС в единый фонд, вместо нескольких разных отчетов теперь сдается одна форма ЕФС-1. Также работодатели ценят быструю работу горячей линии и возможность отслеживать статус сдачи отчетов в Личном кабинете.
• Отрицательные: Основные нарекания связаны с техническими сбоями на шлюзе приема отчетов в конце отчетных периодов (особенно при массовой сдаче). Также пользователи часто жалуются на запутанность кодов в ЕФС-1 при первичном оформлении сотрудника и необходимость подачи корректирующих форм при малейших опечатках.

Чтобы избежать проблем, рекомендуется отправлять сведения о приеме на работу (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) заранее — в день издания приказа, не дожидаясь крайнего срока (следующего рабочего дня), чтобы иметь время на исправление возможных технических ошибок.