Прием нового сотрудника на работу — это не только заключение трудового договора и издание приказа, но и ряд обязательных процедур, связанных с отчетностью перед государственными органами․ С 2017 года администрированием страховых взносов занимается Федеральная налоговая служба (ФНС), однако Пенсионный фонд России (ПФР) продолжает играть ключевую роль в учете стажа и пенсионных прав граждан․ В связи с переходом на электронный документооборот (ЕФС-1) список документов, подаваемых непосредственно в ПФР, изменился․ В этой статье мы подробно разберем, что и когда нужно подавать․

Описание процесса и нормативная база

Сегодня главная задача работодателя при приеме сотрудника — своевременно зарегистрировать его в системе персонифицированного учета и передать необходимые сведения․ Основным отчетом, который объединяет данные для ПФР и ФСС, стала Единая форма сведений (ЕФС-1), введенная в 2023 году․

При приеме сотрудника работодатель обязан:

• Проверить наличие СНИЛС у работника (необходим для регистрации в системе ОПС)․
• При отсутствии СНИЛС — подать заявление о регистрации в системе персонифицированного учета․
• Передать сведения о трудовой деятельности сотрудника (в рамках ЕФС-1)․

Основные документы и сведения для подачи в ПФР

Важно понимать, что под «документами» в данном контексте чаще всего подразумеваются электронные реестры и формы, а не бумажные копии паспортов или трудовых книжек․

Регистрация в системе персонифицированного учета (СНИЛС)

Если принимаемый сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет СНИЛС, работодатель обязан подать в ПФР:

1. Анкету зарегистрированного лица (форма АДВ-1)․
2. Опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6-1)․

Срок подачи, 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора․ После этого ПФР открывает лицевой счет и выдает страховое свидетельство, которое работодатель передает работнику․

Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1)

С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) работодатель обязан подавать в ПФР сведения о приеме на работу․ Для этого используется подраздел 1․1 формы ЕФС-1․

В отчете указываются:

• ФИО и СНИЛС сотрудника;
• Дата приема на работу;
• Сведения о работодателе (ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР);
• Код выполняемой функции (при наличии);
• Основание для приема (номер приказа, дата)․

Срок подачи: не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме на работу․

Иностранные сотрудники

Чтобы избежать финансовых и правовых рисков, работодателю важно заранее понимать, какие документы нужны для иностранного сотрудника․ Если иностранный гражданин не имеет СНИЛС, процедура его оформления через работодателя абсолютно идентична той, что применяется для граждан РФ (подача АДВ-1)․ Сведения о приеме также подаются по форме ЕФС-1․

Контакты для обращений

Для решения вопросов, связанных с персонифицированным учетом и сдачей отчетности, ПФР предоставляет несколько каналов связи․

Официальный сайт

Основной ресурс — это единый портал социальных услуг и ПФР: es․pfrf․ru․ Также актуальная информация доступна на сайте СФР (Социального фонда России, образованного слиянием ПФР и ФСС): sfr․gov․ru․

Горячая линия и номера телефонов

По вопросам пенсионного обеспечения и сдачи отчетности можно обращаться по следующим номерам:

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-00 (звонок бесплатный по всей России)․
• Для страхователей (работодателей): 8 (800) -00-04-42․
• Региональные телефоны: уточняйте на сайте местного отделения СФР/ПФР, так как в каждом регионе есть выделенные линии для юридических лиц․

Электронный адрес

Отправка документов и отчетности по обычной электронной почте не допускается (это нарушает правила защищенного документооборота)․ Однако для консультаций можно использовать адрес: info@sfr․gov․ru․ Сдача отчетности осуществляется исключительно через ТКС (телекоммуникационные каналы связи) с использованием электронной подписи (ЭЦП) или через Личный кабинет страхователя․

Личный кабинет

Для работодателей функционирует Личный кабинет страхователя, расположенный на сайте СФР (бывший ПФР)․ В нем можно:

• Сдавать отчетность (включая ЕФС-1);
• Проверять статус обработки отправленных документов;
• Формировать квитанции и сверять расчеты;
• Подавать заявления на регистрацию сотрудников в системе ОПС․

Вход в личный кабинет осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)․

Личный прием и график приема

Личный прием страхователей (представителей организаций и ИП) ведется в клиентских службах территориальных отделений СФР/ПФР․

• График приема: Как правило, прием осуществляется с понедельника по четверг с 09:00 до 17:00, в пятницу — с 09:00 до 16:00․ Перерыв на обед: 13:00 – 13:45․
• Важно: Время приема может отличаться в зависимости от региона․ Рекомендуется предварительно записываться на прием через сайт или по телефону контакт-центра․

Отделы

Вопросы приема на работу и подачи документов курируют следующие подразделения фонда:

• Отдел персонифицированного учета: отвечает за регистрацию граждан в системе ОПС, выдачу СНИЛС, обработку форм АДВ-1․
• Отдел работы со страхователями: консультирует по вопросам заполнения и сдачи формы ЕФС-1, администрирования страховых взносов и программ электронной отчетности․
• Отдел информационных технологий: помогает решить технические проблемы, связанные с доступом в Личный кабинет, работой сертификатов ЭЦП и телекоммуникационных каналов связи․

Руководство

В случае возникновения спорных или нестандартных ситуаций при подаче документов на сотрудника, работодатель может обратиться к руководству территориального органа․ Структура управления обычно включает:

• Управляющий отделением СФР по вашему региону — решает глобальные вопросы и рассматривает жалобы․
• Заместитель управляющего по вопросам организации персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями․
• Начальник отдела персонифицированного учета — решает операционные и методологические вопросы․

Отзывы

Отзывы работодателей и бухгалтеров о процессе подачи документов в ПФР при приеме сотрудников в основном сводятся к следующему:

• Плюсы: Переход на электронный документооборот (ЕФС-1) значительно ускорил процесс․ Больше не нужно сдавать пачки бумажных копий СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ при каждом изменении штата․ Оформление СНИЛС для новых сотрудников также стало быстрее․
• Минусы: Короткий срок сдачи ЕФС-1 (на следующий день после приема) вызывает сложности, особенно если прием состоялся в пятницу или перед праздником․ Также пользователи отмечают периодические технические сбои на стороне серверов фонда и сложность дозвона на горячую линию в периоды сдачи отчетности․

Соблюдение сроков и правильное оформление электронных реестров — залог того, что пенсионные права вашего нового сотрудника будут учтены корректно, а организация избежит штрафных санкций со стороны контролирующих органов․