Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал важным этапом в сфере кадрового документооборота. Несмотря на цифровизацию, многие граждане по-прежнему нуждаются в получении бумажного оригинала документа для предоставления в Пенсионный фонд РФ (ПФР) или другие инстанции. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о выдаче трудовой книжки, какие электронные сервисы доступны, а также приведем актуальные контакты и информацию о работе ПФР.

Описание ситуации: бумажная и электронная трудовая книжка

В связи с изменениями в трудовом законодательстве, работающие граждане должны были сделать выбор: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. Если гражданин не подал заявление работодателю о сохранении бумажного формата, его трудовая книжка была переведена в электронный вид.

Тем не менее, оригинал бумажной трудовой книжки может потребоваться для оформления пенсии. Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку на руки по его письменному заявлению. При этом в бумажную трудовую книжку вносится запись о том, что работником подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (в графе 3 раздела «Сведения о работе»). Если трудовая книжка велась упорядоченно, проблем с подтверждением стажа не возникает.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки для ПФР

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя организации. В нем обязательно должна быть указана причина запроса оригинала — оформление пенсии в ПФР, а также обязательство вернуть документ в установленный законом срок.

Шаблон заявления работодателю:

Директору ООО «Название организации»
Иванову И.И.
от должности и ФИО сотрудника
(например: инженера Петрова П.П.)

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с необходимостью предоставления трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ для начисления и оформления трудовой пенсии, на основании ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на ______ дня.

Обязуюсь вернуть трудовую книжку в департамент кадров (или бухгалтерию) не позднее трех рабочих дней после ее возвращения мне органом Пенсионного фонда РФ.

Подпись: _______________ / Петров П.П./

Заявление о выборе формата (для работающих)

Если вы еще не сделали выбор, вы можете подать работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронный формат (ЭТК). Сведения о поданном заявлении работодатель передает в ПФР.

Электронные сервисы ПФР: выписка из ЭТК

В личном кабинете на официальном сайте ПФР запущен специальный электронный сервис для работающих граждан по формированию выписки из электронной трудовой книжки. Сформировать сведения о трудовой деятельности можно в специально созданном разделе «Электронная трудовая книжка». Документ можно распечатать или сохранить в электронном виде.

Вместо бумажной книжки гражданам также выдается справка СТД-Р (при увольнении от работодателя) или СТД-ПФР (из Пенсионного фонда). Если у гражданина не оформлен личный кабинет на сайте Госуслуг или ПФР, срок изготовления справки СТД-ПФР через МФЦ или отделение ПФР может быть длительным — до 1 месяца.

Контакты для обращений в ПФР

Для решения вопросов, связанных с подтверждением стажа, электронными трудовыми книжками и оформлением пенсии, Пенсионный фонд России предоставляет несколько каналов связи.

Официальный сайт

es.pfrf.ru — единый портал государственных услуг ПФР (вход осуществляется через учетную запись Госуслуг).

Горячая линия

Для быстрой консультации по вопросам трудовых книжек и пенсионного обеспечения работает общероссийский номер:

• ###-###-#### (бесплатно по всей России, мобильная связь и городские телефоны).

Номера телефонов региональных отделений

Телефоны управлений ПФР в субъектах РФ могут отличаться. Уточнить номер вашего регионального отделения можно на главной странице официального сайта ПФР в разделе «Контакты региональных отделений».

Электронный адрес

Направить обращение или задать вопрос можно через специальную форму на сайте ПФР. Прямая электронная почта для обращений граждан: opfr@pfr.gov.ru (может варьироваться в зависимости от региона, рекомендуется использовать форму электронного обращения на сайте).

Личный кабинет и личный прием

Личный кабинет

Через личный кабинет гражданина на сайте ПФР можно не только получить выписку СТД-ПФР, но и подать заявления в электронной форме. При подаче заявления в электронной форме к нему необходимо приложить скан-копии подтверждающих документов (например, документы о заработке до 1 января 2002 года или гражданско-правовые договоры для подтверждения стажа).

Личный прием

Личный прием граждан ведется в клиентских службах территориальных органов ПФР. При себе необходимо иметь паспорт и СНИЛС. Для подтверждения стажа, если в трудовой книжке были неточности, могут потребоваться архивные справки (составляются по правилам пункта 8.2.2 архивных правил, Приложение 42).

График приема

Стандартный график работы клиентских служб ПФР:

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 17:00
• Пятница: с 09:00 до 16:00
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: В некоторых отделениях могут быть увеличены часы работы или организована работа в субботу. Рекомендуется уточнять график в вашем отделении.

Отделы и руководство

Отделы

Вопросы, связанные с трудовым стажем и трудовыми книжками, решают следующие подразделения:

1. Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан) — первичный прием заявлений и консультирование.
2. Отдел назначения и выплаты пенсий, проверка документов для установления пенсии, оценка стажа.
3. Отдел по работе с работодателями — контроль за своевременной передачей сведений о трудовой деятельности (отчетов ЭТК) от организаций в ПФР.

Руководство

Если вопрос не решается на уровне рядового специалиста, гражданин имеет право обратиться к руководству территориального органа:

• Начальник клиентской службы — рассматривает жалобы на качество обслуживания и сроки выдачи справок СТД-ПФР.
• Заместитель управляющего / Управляющий отделением ПФР по субъекту РФ — рассматривает претензии к работе отделов в целом. Запись на прием к руководству осуществляется через канцелярию или электронную приемную.

Отзывы

Анализ отзывов граждан о взаимодействии с ПФР по вопросам трудовых книжек показывает двоякую картину:

• Положительные отзывы касаются удобства использования электронных сервисов. Граждане, у которых есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах, отмечают, что получить выписку из ЭТК или справку СТД-ПФР можно за пару минут прямо из дома.
• Отрицательные отзывы чаще всего связаны с длительным сроком ожидания справок при личном обращении (до 1 месяца), а также с проблемами подтверждения стажа при аннулировании записей или утере бумажной трудовой книжки. Также граждане отмечают, что запись о подаче заявления на ведение ЭТК иногда отсутствует в бумажной трудовой книжке, если работодатель нарушил порядок ведения документа, что вызывает сложности при оформлении пенсии.

Внимательное отношение к своим документам, своевременный запрос архивных справок и использование электронных сервисов ПФР помогут избежать задержек при оформлении пенсии и подтверждении трудового стажа.